12 قواعد آداب البريد الإلكتروني للاتصالات الخالية من العيوب

ليس عليك أن تكون كاتبًا خبيرًا لتكتب بريدًا إلكترونيًا. ومع ذلك ، هناك العديد من الأشياء التي يجب مراعاتها عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني ، خاصة للاتصالات التجارية. فيما يلي العديد من قواعد آداب البريد الإلكتروني التي يجب مراعاتها في رسائلك المهنية.

حقول البريد الإلكتروني

قد يبدو من السهل ملء الحقول الخاصة ببريدك الإلكتروني ، ولكن هذه النصائح قد توفر عليك بعض الإحراج وتساعد المستلمين في نفس الوقت.

تحقق مرة أخرى من عناوين المستلمين

إذا سبق لك إرسال بريد إلكتروني إلى الشخص الخطأ لأنك اعتمدت على الاقتراحات "الذكية" من تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك ، فأنت تعلم كم يمكن أن يكون الأمر محرجًا.

يستغرق الأمر دقيقة واحدة فقط للتحقق مرة أخرى من اسم المستلم وعنوان بريده الإلكتروني. إذا كان لديك تطبيق يحول عنوان البريد الإلكتروني إلى اسم المستلم لأغراض العرض ، فما عليك سوى النقر فوق هذا السهم أو تحريك المؤشر فوق الاسم لمراجعة سريعة.

أدخل سطر موضوع موجز

يجب أن يكون سطر الموضوع الذي تقوم بتضمينه مع بريدك الإلكتروني موجزًا ​​وذا مغزى. يتيح ذلك للمستلم الخاص بك معرفة ما هو البريد الإلكتروني بالضبط في لمحة. حتى أنهم قد يقرؤون رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم بالترتيب من حيث أهمية المحتوى ، حيث يأتي سطر الموضوع.

حاول أن تجعل سطر الموضوع قصيرًا ولكن مهمًا. اجعله ملخصًا موجزًا ​​لما تتضمنه رسالتك.

قم بتضمين CC و BCC عند الضرورة

قد لا ينتمي كل مستلم لرسالتك إلى السطر "إلى". يمكنك استخدام حقل CC لنسخ الآخرين الذين يحتاجون إلى البريد الإلكتروني كمرجع أو حقل BCC لنسخهم مع الاحتفاظ بعناوين بريدهم الإلكتروني خاصة.

ذات صلة: ماذا تعني CC و BCC في رسائل البريد الإلكتروني؟

احجز حقل "إلى" لمن تقوم بتوجيه الرسالة إليهم وأي إجراءات تطلبها منهم. بالنسبة للآخرين الذين يحتاجون ببساطة إلى أن يكونوا على دراية بالرسالة ، سواء كنت تخفي عناوين بريدهم الإلكتروني أم لا ، استخدم سطري CC و BCC بدلاً من ذلك.

نص الرسالة

من الواضح أن نص البريد الإلكتروني هو المكان الذي تقوم فيه بتضمين رسالتك. ولكن هناك بعض النصائح التي يجب تذكرها والتي يمكن أن تخلق هذه الرسالة أو تحطمها.

أضف تحية

مهم بشكل خاص عند إنشاء بريد إلكتروني خاص بالعمل هو إضافة تحية. ابدأ رسالتك بشكل مناسب بكلمة "عزيزي" أو "مرحبًا" أو ما شابه ، متبوعًا باسم المستلم.

لا يوجد شيء يقول "أنا في عجلة من أمري للقلق" أكثر من رسالة بريد إلكتروني بدون تحية.

استخدم خطًا سهل القراءة

في حين أنه من المغري تبديل خط رسالتك إلى شيء مختلف أو فريد ، إلا أنه ليس دائمًا الخيار الأفضل للشخص الذي يقرأ البريد الإلكتروني بالفعل.

ذات صلة: توقف عن تغيير خط البريد الإلكتروني الخاص بك

استخدم خطًا افتراضيًا يسهل قراءته مثل Arial أو Times New Roman. هذه الخطوط الكلاسيكية ليست فقط قياسية لمعظم عملاء البريد الإلكتروني ، ولكنها أيضًا أسهل في القراءة من النص وأكثر احترافًا من الخيار غير الرسمي بشكل مفرط.

قم بتضمين التوقيع

على غرار استبعاد التحية ، فإن عدم التوقيع على بريدك الإلكتروني يمكن أن يعتبر أمرًا غير احترافي. وبهذا الإغلاق ، يجب عليك تضمين التفاصيل الأساسية التي سيحتاجها المستلم.

تختلف توقيعات البريد الإلكتروني ، ولكن يمكن أن تتضمن اسمك بالكامل ، والشركة ، والمسمى الوظيفي ، ورقم الهاتف ، والموقع الإلكتروني ، والروابط إلى وسائل التواصل الاجتماعي. سواء كان لديك كل هذه التفاصيل في توقيعك أو ببساطة اسمك ، تأكد من إضافتها في نهاية رسالتك.

النغمة والاحتراف

إلى جانب أساسيات ملء حقول البريد الإلكتروني وكتابة نص رسالتك ، ضع في اعتبارك كلماتك. هل تريد استخدام كل الأحرف الاستهلالية للتأكيد على نقطة ما؟ هل يجب عليك تضمين القليل من الدعابة الساخرة؟ دعونا نلقي نظرة أعمق.

كن حذرًا من الأحرف الاستهلالية والتنسيق

قد يكون من المغري استخدام كل الأحرف الكبيرة أو النص الغامق أو تسطير للتأكيد على كلماتك. لكن الكثير من هذه الرسائل في الرسالة يبطل الهدف ويمكن أن ينقل رسالة عدوانية.

حاول تجنب كل القبعات. لا تريد أن يشعر المستلم كما لو كنت تصرخ في وجهه. واستخدم تنسيق الخط مثل الخط الغامق والمائل والتسطير باعتدال وعند الضرورة فقط.

حافظ على الفكاهة والرموز التعبيرية في حدها الأدنى

بينما يستمتع معظم الناس بقليل من الفكاهة بين الحين والآخر ، إلا أنه لا يوجد دائمًا مكان في رسالة بريد إلكتروني. السبب هو أن المستلم لا يمكنه رؤية لغة جسدك أو سماع ضحكك. في الاتصالات المكتوبة ، يمكن أن تظهر الدعابة على أنها غير مناسبة أو حتى مسيئة في بعض الأحيان ، حتى عندما لا تقصدها على هذا النحو.

ذات صلة: كيفية إدراج الرموز التعبيرية في رسائل البريد الإلكتروني في Outlook

إلى جانب التخلص من الفكاهة ، حاول ألا تفرط في استخدام الرموز التعبيرية في بريدك الإلكتروني. في حين أن الابتسامة أو الإبهام يمكن أن تكون مفيدة في الدردشة أو الرسائل النصية ، إلا أنها يمكن أن تنقل نغمة غير احترافية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

أضف المرفقات الضرورية

لقد فعلناها جميعًا مرة واحدة على الأقل. نخبر المستلم بأننا نرسل لهم ملفًا ثم ننسى إرفاقه. توقف لحظة قبل الضغط على إرسال للتأكد من أنك قمت بتضمين أي مرفقات ضرورية.

بالإضافة إلى ذلك ، تقدم بعض خدمات البريد الإلكتروني مثل Gmail و Microsoft Outlook ميزات لتذكيرك بالمرفقات المنسية. استفد من هذه الأدوات المفيدة حتى لا تضطر إلى متابعة بريدك الإلكتروني برسالة أخرى تحتوي على الملف واعتذار.

الاتصالات اللطيفة

بعض قواعد آداب البريد الإلكتروني ليست ثابتة ، ولكن يمكن ببساطة أن تكون مهذبة ومراعية ومفيدة.

ضع في اعتبارك رسائل موجزة للجوال

مع عرض المزيد والمزيد من رسائل البريد الإلكتروني على الأجهزة المحمولة ، ضع ذلك في الاعتبار عند إنشاء رسالتك. تخلص من الكلمات غير الضرورية وتناول الموضوع مباشرة. لا يوجد أسوأ من فتح بريد إلكتروني مليء بالنص على هاتفك المحمول يتطلب التمرير المستمر.

جدولة الإرسال خلال ساعات العمل

إذا كنت تستخدم ميزة جدولة البريد الإلكتروني سهلة الاستخدام التي يقدمها العديد من عملاء البريد الإلكتروني ، فضع في اعتبارك متى تقوم بجدولة هذا التسليم. إن إرسال بريد إلكتروني في نهاية يوم العمل أو حتى في منتصف الليل ليس بالأمر اللطيف.

ذات صلة: كيفية جدولة بريد إلكتروني في Outlook

حاول جدولة رسائل البريد الإلكتروني ليوم عمل وأثناء ساعات العمل ، ما لم يكن لديك سبب مقنع لعدم القيام بذلك.

تقصير عناوين المواقع الطويلة

نصيحة أخيرة لكونك مهذبًا تتعلق بالروابط التي تقوم بتضمينها في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك. على غرار إنشاء رسائل أقصر لمشاهدي الجوال ، يمكنك فعل الشيء نفسه عند تضمين الروابط. ضع في اعتبارك استخدام أداة تقصير عناوين URL مثل Bitly أو الارتباط بنص.

بدلاً من الارتباط الذي يشغل مساحة كبيرة في رسالتك ، يمكنك تقليل حجمه والاستمرار في الحصول على الرابط إلى المستلم الخاص بك.

نأمل أن تكون بعض قواعد آداب البريد الإلكتروني هذه هي القواعد التي تخطط لاستخدامها في رسائل عملك الخاصة للمضي قدمًا. وإذا كنت ترسل رسالة تريد استعادتها ، فتحقق من كيفية استدعاء بريد إلكتروني في Outlook أو كيفية إلغاء إرسال رسالة في Gmail.