كيفية إنشاء دليل تدريبي: الخطوات والأدوات التي تجعله سهلاً

عاجلاً أم آجلاً ، تحتاج كل شركة أو منظمة إلى إنشاء دليل تدريبي. في كثير من الأحيان ، يحتاجون إلى إنشاء كتيبات متعددة لتغطية احتياجات التدريب الداخلية والخارجية.

داخليًا ، تساعد كتيبات التدريب جميع الموظفين على الحفاظ على الكفاءة والإنتاجية أثناء قيامهم بوظائفهم.

خارجياً ، تعتبر أدلة التدريب أجزاء مهمة من المحتوى لتثقيف العملاء وتدريبهم ، والأهم من ذلك ، رضاهم.

ولكن ، إذا كنت مثلي ، فإن مصطلح "دليل التدريب" يستحضر صورة ذهنية باهتة. كتيب سميك ذو مظهر مشترك في غلاف لطيف. ربما يحتوي على بعض الصور المخزنة عليه ، أو ربما يكون مجرد عنوان على غلاف صلب.

لذا ، أولاً ، دعنا نمسح تلك الصورة من أذهاننا. لا يزال تنسيق الكتيب القديم له مكانه في العالم (مثل صندوق القفازات لسيارتك) ، ولكن هناك العديد من الخيارات الآن. لا تشبه كتيبات التدريب اليوم أو تعمل مثل أدلة التدريب المستخدمة. من الممكن أيضًا لأي شخص إنشاء واحد.

في هذا المنشور ، سنتعرف على كيفية كتابة دليل تدريبي رائع وبعض الخيارات المتاحة لك أثناء إنشائه.

ما هو الغرض من الدليل التدريبي؟

في حين أن تغليف دليل التدريب التقليدي قد تغير ، إلا أن الغرض النبيل منه يظل ثابتًا.

دليل التدريب هو مجموعة من التعليمات التي تعمل على تحسين الجودة التي يتم بها تنفيذ مهمة أو عملية أو مهمة. تستخدم الشركات كتيبات التدريب مع التدريب الشخصي ، وعن بعد ، وعند الطلب ، وفي الوقت المناسب تمامًا. تتضمن بعض التطبيقات الشائعة ما يلي:

• إعداد موظفين جدد
• طرح برامج وأنظمة جديدة
• بروتوكول جديد أو وثائق عملية
• تقاسم إجراءات التشغيل القياسية
• تدريب وتعليم العملاء
• تعليمات المنتج والمعلومات

تقوم الشركات بإنشاء كتيبات تدريب الموظفين لزيادة الإنتاجية التنظيمية وضمان حصول الجميع على الأدوات والمعلومات اللازمة للتميز في وظائفهم.

على الجانب الآخر ، تقوم الشركات والمؤسسات بإنشاء كتيبات تدريبية تدعم عملائها أيضًا. يعلمون كيفية استخدام منتجاتهم ، عندما تكون بعض الميزات في متناول اليد ، ويوضحون مهام سير العمل الرئيسية.

تساعد كتيبات التدريب الخاصة بتعليم العملاء المستخدمين على تحقيق أقصى استفادة من مشترياتهم. هم مورد بالغ الأهمية ، وتوفر لهم كل شركة ناجحة.

من السهل اتباع أفضل كتيبات التدريب وأدلة إعلامية. يضعون المفاهيم بلغة واضحة ، باستخدام الأمثلة والصور ذات الصلة. إذا تم بشكل صحيح ، يصبح دليل التدريب الجيد موردًا موثوقًا به للموظفين والمديرين أو العملاء والعملاء.

كيفية كتابة دليل تدريبي

قد يكون إنشاء دليل تدريبي رائع أمرًا مخيفًا ، لكن لا يجب أن يكون كذلك. باستخدام النهج الصحيح ، يمكنك الانتقال بسرعة من المخطط التفصيلي إلى الإنتاج ، وتزويد زملائك في العمل أو العملاء ، أيًا كان جمهورك ، بمورد مفيد وسهل الاستخدام.

إليك الطريقة.

الخطوة 1: حدد جمهورك

أول شيء عندما تبدأ في العمل على كتيب التدريب الخاص بك هو معرفة من تكتب. للقيام بذلك ، قم بتطوير صورة لمتى وأين وكيف سيتمكن الأشخاص من الوصول إلى محتوى التدريب الخاص بك.

لفهم جمهورك ، يمكنك طرح أسئلة والإجابة عليها مثل:

• ما الذي سيجلبهم إلى دليل التدريب الخاص بك؟
• ما هو مستوى خبرتهم؟
• في أي صناعة يعملون؟
• كم من الوقت لديهم؟
• هل يفضلون المحتوى المكتوب أو المرئي؟
• هل هناك لغة أو مراجع ثقافية يجب أن تكون على دراية بها؟

تساعدك الإجابة على هذه الأسئلة في تحديد الحجم المناسب للمحتوى الخاص بك. من خلال فهم أشياء مثل مستوى مهارة الجمهور وسياقهم وتفضيلات المحتوى الخاصة بهم ، يمكنك إنشاء المحتوى الخاص بك ليناسب توقعاتهم واحتياجاتهم.

من السهل تخطي هذه الخطوة وإخبار نفسك بأن لديك فهمًا ضمنيًا لجمهورك. وعلى الرغم من أنك ربما تفعل ذلك ، فإن قضاء بعض الوقت في تجسيدها وإبراز الصورة في بؤرة واضحة سيساعدك على صياغة محتوى تدريبي يحل مشكلات جمهورك حقًا.

الخطوة الثانية: تخطيط المحتوى الخاص بك

من السهل التنقل في دليل التدريب الرائع. يشعر الشخص الذي يواجهها للمرة الأولى بالراحة عند اكتشاف المعلومات التي يحتاجها ويمكن للمستخدم العائد العثور بسرعة على محتوى وموضوعات محددة.

يمكنك التأكد من أن هذا هو الحال بالنسبة لدليل التدريب الخاص بك عن طريق التخطيط الاستراتيجي للمحتوى الخاص بك. ببساطة ، هذا يعني وضع جميع المواد التدريبية الخاصة بك وتنظيمها بطريقة منطقية.

هناك مواضيع مختلفة قد تستخدمها لتنظيم وتصنيف الموضوعات في دليل التدريب الخاص بك. يمكنك تنظيمها من خلال:

• مبتدئ إلى مواضيع متقدمة
• وظائف يتعين القيام بها
• مواصفات المنتج
• تردد الاستخدام
• الشعبية بين الجمهور

يمكن أن تكون هذه عملية سريعة لمحتوى تدريب قصير لمرة واحدة ، أو قد يستغرق بعض الوقت إذا كنت تقوم بإنشاء دليل شامل.

إذا كان لديك الكثير من الموضوعات ، ففكر في وضعها في مجموعات واستخدام العناوين والأقسام الفرعية لإنشاء تدفق منطقي وتنظيم داخل دليلك. استخدم هذا الهيكل لإنشاء جدول محتويات في الدليل النهائي.

الخطوة الثالثة: تحديد تنسيق عرض المحتوى

أنت تعرف جمهورك وتعرف ما تريد تغطيته ، لذا حان الوقت الآن لتحديد الطريقة التي ستقدم بها المحتوى الخاص بك.

في كثير من الحالات ، ستكون هناك طرق مثالية لتقديم المحتوى الخاص بك. يتطلب تحديد أيهما التفكير في كل من جمهورك والمحتوى الخاص بك. لديك عدد من الخيارات للتسليم. تشمل وسائل التسليم الشائعة لكتيبات التدريب ما يلي:

• مقالات قاعدة المعارف
• دروس الفيديو
• دروس مباشرة على الإنترنت
• أدلة PDF
• كتيب أو كتيبات إرشادية مطبوعة

عندما يتعلق الأمر بجمهورك ، ضع في اعتبارك سياقهم.

• أين هم لأنهم يستهلكون هذا الدليل التدريبي؟
• ما هي الأدوات والموارد المتاحة لهم؟
• ما الذي لن يتمكنوا من الوصول إليه؟
• كم من الوقت لديهم؟

ستخبرك مثل هذه الأسئلة ما إذا كانت أشياء مثل الفيديو والتفاعل واستراتيجيات التقييم الخاصة هي تقنيات قابلة للتطبيق لتضمينها في مواد التدريب الخاصة بك.

في الوقت نفسه ، تكون بعض الموضوعات أكثر ملاءمة للفيديو ، بينما يكون البعض الآخر أفضل للنصوص والصور. إذا كنت تعرض عمليات معقدة تحتاج إلى رؤيتها أثناء العمل ، فيمكنك التفكير في استخدام الفيديو. إذا كنت تعمل مع عدد من التسلسلات البسيطة المنفصلة ، فقد يكون استخدام تنسيق مكتوب مدعوم بالصور أمرًا مثاليًا.

الشيء الجميل الوحيد هو أن كتيبات التدريب اليوم يتم تسليمها غالبًا عبر الإنترنت. يمكنك دمج تنسيقات مختلفة في تنسيق واحد وتقديم محتوى ثري يدعم الوسائط.

الخطوة 4: تطوير المحتوى الخاص بك

في هذه المرحلة ، أنت جاهز لبدء تطوير المحتوى الخاص بك.

للحصول على كتيبات التدريب على أساس الفيديو

إذا كنت تقوم بإنشاء مقاطع فيديو لدليل التدريب الخاص بك ، فهذا هو الوقت الذي يمكنك فيه بدء عمل القصص المصورة ، والبرمجة النصية ، والتسجيل ، وتحرير مقاطع الفيديو.

إذا لم تنشئ مقاطع فيديو من قبل ، فلا تثبط عزيمتك عن اتباع هذا النهج. TechSmith Camtasia هي أداة رائعة يستخدمها صانعو الفيديو المحترفون ، ولكنها سهلة للمبتدئين للبدء بها. هناك أيضًا الكثير من البرامج التعليمية الرائعة التي ستجعلك تبدع في لمح البصر.

بالإضافة إلى ذلك ، نقدم أكاديمية TechSmith ، وهي مورد مجاني حيث يمكن للجميع من المبدعين الطموحين إلى المتقدمين العثور على جميع الموارد التي يحتاجون إليها للبدء ورفع مستوى مهاراتهم. ابحث عن محتوى حول العديد من الموضوعات حول التدريب وإنشاء مقاطع الفيديو والمزيد.

للحصول على كتيبات التدريب النص والصورة

قد تبدو كتيبات التدريب التي سيتم إنشاؤها باستخدام النصوص والصور المكتوبة قديمة ، لكنها ليست كذلك. في كثير من الحالات ، سيكون هذا مناسبًا لجمهورك ومحتواك بشكل أفضل.

إذا كان دليلك يغطي عملية تعتمد على الكمبيوتر ، فقم بالتقاط لقطات شاشة لكل خطوة. بدلاً من ذلك ، بالنسبة لعمليات العالم الحقيقي ، تعتبر الصور التي توضح العملية أو الرسوم التوضيحية الرسومية مثالية.

علق الصور من أجل الوضوح

غالبًا ما تحتاج لقطات الشاشة والصور إلى بعض التعديلات لتوضيح وجهة نظرها حقًا. يعني هذا عادةً إضافة التعليقات التوضيحية مثل الأسهم والأشكال ووسائل الشرح الأخرى. لمسة لطيفة أخرى هي إزالة أو إخفاء المعلومات الحساسة أو غير الضرورية.

استخدم أدوات الرسم والتحرير في Snagit لتحرير صورك بحيث تنقل الرسالة الصحيحة وتحتوي على معلومات غير ضرورية أو حساسة غير واضحة أو مزالة.

قم بتحرير جميع صورك لإعدادها لتضمينها في دليل التدريب الخاص بك.

الخطوة 5: قم بتجميع الدليل وتسليمه

الآن ، عندما يصبح إنشاء دليل تدريبي مملاً عادةً. تتضمن عملية إضافة الصور إلى قالب أو مستند أو مصدر آخر إحباطات التنسيق ومشكلات تغيير حجم الصورة وتحديات أخرى مماثلة وغير متوقعة.

في هذه الحالة ، الحل السهل هو الإنشاء من قوالب في Snagit. يتيح لك هذا تحديد الصور التي تريد تضمينها في دليلك وإضافة نص وترتيب الترتيب وإجراء تحديدات حول المظهر في عملية واحدة سريعة.

يأتي Snagit مع عدد من القوالب الاحترافية التي يمكنك الاختيار من بينها ، ويمكنك العثور على المزيد من القوالب المجانية والمتميزة والموارد الأخرى في TechSmith Assets for Snagit.

هذه طريقة رائعة للاستخدام لأنه يمكنك القيام بكل عملية أو مهمة تحتاج إلى تغطيتها وإنشاء قسم منفصل من الدليل.

بعد ذلك ، يمكنك حفظ كل ملف بتنسيق PDF أو صورة للمشاركة أو التجميع في دليل كامل أو النشر بشكل فردي في شبكة إنترانت الشركة.

بالطبع ، قد لا يكون إعداد المستندات الفردية المستقلة هو النهج الصحيح. في هذه الحالة ، قد تفكر في استخدام أدوات مثل Zendesk أو MadCap Flare لإنشاء مركز دعم قاعدة المعرفة أو مستند ملف المساعدة.

إذا كنت تقوم بإنشاء قاعدة معرفية عبر الإنترنت ، فيجب أن تكون قادرًا على استخدام مقاطع الفيديو والصور والمحتوى المكتوب جميعًا في نفس الوقت. لذا ، كن مبدعًا وأنشئ محتوى يغطي كل ما قد يحتاجه جمهورك.

الخطوة 6: تتبع الملاحظات واستمر في تحديث المحتوى الخاص بك

تتمثل الخطوة الأخيرة لإنشاء دليل تدريبي في الحصول على الملاحظات وتحديثها باستمرار.

إذا كنت تتفاعل مع جمهورك ، فاستمع إلى ملاحظاتهم حول المساعدة التي تقدمها. بناءً على ما يقولونه ، تحقق مما إذا كانت هناك موضوعات تحتاج إلى التوسع أو تلك التي لم تتم تغطيتها على الإطلاق.

كما هو الحال دائمًا ، ستتغير الأنظمة ، وسيتم تحديث المنتجات والميزات ، وسيحتاج المحتوى الخاص بك إلى تحديثات ليظل وثيق الصلة ومفيدًا. تأكد من الاحتفاظ بملفات المصدر لجميع أعمالك حتى تتمكن من العودة إليها بسهولة وإجراء التحديثات.

استنتاج

لم يعد الدليل التدريبي بحاجة إلى أن يكون الكتاب السميك والممل الذي كان عليه من قبل. اعتاد الناس على التعلم عبر الإنترنت ، وغالبًا ما يفضلونه على مصادر المعلومات التناظرية.

من السهل أيضًا الوصول إلى كتيبات التدريب عبر الإنترنت والتنقل فيها مقارنة بأسلافهم من الورق. إنها قابلة للبحث وتسمح للمستخدمين بوضع إشارة مرجعية على صفحات معينة للوصول السهل والسريع إلى المحتوى الأكثر استخدامًا.

باستخدام الأدوات الصحيحة والعملية المشتركة هنا ، يمكنك إنشاء كتيبات تدريب رائعة للزملاء أو العملاء على حدٍ سواء.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في يوليو 2019 وتم تحديثه في سبتمبر 2020 من أجل الدقة والشمول.