تعرف على تبديل السياق ، القاتل الأول للإنتاجية في مكان العمل

بالنسبة لمعظمنا ، تبدأ أيام العمل لدينا بإطلاق هواتفنا وأجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا حتى نتمكن من التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بنا ، ومتابعة رسائل Slack ، وإلقاء نظرة على قوائم المهام الخاصة بنا. هناك الكثير من فتح التطبيقات المختلفة والتبديل بين أدوات متعددة.

كل هذا التنقل بين الأدوات والمهام والموارد المختلفة يسمى تبديل السياق ويستغرق الكثير من وقت العمل - في معظم الأوقات دون علمنا بذلك. لقد اعتدنا على تبديل السياق الذي قد يبدو طبيعيًا ، لكنه يأتي بتكلفة عالية.

في هذه المقالة ، سوف نلقي نظرة على:

• ما هو تبديل السياق ولماذا نقوم به
• تكلفة تبديل السياق
• كيفية منع تبديل السياق

ما هو تبديل السياق؟

حتى وقت قريب ، كان مصطلح تبديل السياق يشير حصريًا إلى عملية الكمبيوتر الذي يخزن حالة عملية واحدة حتى يتمكن من العودة إليها لاحقًا. هذا هو ما يسمح لنا بالتبديل بسلاسة إلى حد ما من تطبيق أو برنامج إلى آخر.

لقد شغل تبديل السياق الآن طريقه إلى لغتنا التي تصف السلوك البشري ، في إشارة إلى ميلنا للتحول من مهمة إلى مهمة أخرى غير ذات صلة.

عندما نقفز بين مراجعة صندوق البريد الإلكتروني الخاص بنا ، والتحقق من التقويم الخاص بنا ، والرد على مكالمة العميل ، فإننا نغير السياق. تعد تعدد المهام كلمة أخرى نميل إلى استخدامها لوصف تبديل السياق ، على الرغم من وجود اختلافات بين المصطلحين.

ما تعلمناه في النهاية عن أجهزة الكمبيوتر هو أنها واجهت صعوبة في تبديل المهام. لقد أصبح من الواضح أن هناك تكلفة حقيقية لتغيير السياق لأنه ينطبق على السلوك البشري أيضًا.

لماذا نقوم "بتبديل السياق" طوال الوقت؟

على الرغم من أننا نعلم أن تبديل السياق ليس هو النهج الأكثر فاعلية للعمل ، إلا أننا لا نزال نفعل ذلك طوال الوقت.

هذا لأن تبديل السياق أصبح توقعًا غير مكتوب في القوى العاملة الحديثة. إن الإدراك المستمر للإلحاح وابل من الإخطارات التي تقاطعنا باستمرار ، فضلاً عن انتشار الاجتماعات المتفرقة ، كلها تجعلنا معتادًا على تبديل السياق.

لدينا شعور زائف بالإلحاح

سواء أكان ذلك عن قصد أم لا ، فإن الاستجابة السريعة غالبًا ما تتم مكافأتها في مكان العمل. هذا يخلق الإحساس بأنه ، لكي تنجح ، يجب أن تتبنى إحساسًا بالإلحاح.

يتركز الكثير من هذا الاستعجال الملحوظ حول الاتصالات المرسلة بواسطة تطبيقات المراسلة مثل Slack أو Teams. عندما يأتي إشعار يشير إلى رسالة جديدة ، فمن الصعب أن يهتز الشعور بأن الرد مطلوب على الفور.

سواء وضعنا التوقعات بأنفسنا أو وضعناها لنا الآخرين ، فمن السهل أن نرى الطرق التي تضفي بها قيمة الاستجابات السريعة شعورًا بالإلحاح مما يؤدي إلى تبديل السياق المعتاد.

نتلقى الإخطارات باستمرار

مع البحث الذي أظهر أن 70٪ من الأمريكيين يفحصون هواتفهم في غضون 5 دقائق من تلقي الإشعار وأن الشخص العادي يتلقى 65-80 إشعارًا كل يوم ، فمن الواضح أن هذا مساهم رئيسي في استمرار تبديل السياق في حياتنا اليومية.

الإخطارات نفسها ليست سيئة بطبيعتها ، ولكن التحدي هو أنها تتمتع بجودة إدمانية. اندفاع الدوبامين الذي تتلقاه عقولنا عندما نتلقى إشعارًا هو شيء نحن مشروطون بمطاردته.

على الرغم من أنك قد لا تقفز للرد على كل إشعار تتلقاه ، إلا أن أفعال التعرف والمعالجة واتخاذ القرار بشأن الإجراء المناسب لكل منها هي نوع من تبديل السياق.

نحضر الكثير من الاجتماعات غير الضرورية

في تقرير مستقبل الاجتماعات لعام 2021 ، علمنا أن الموظفين يقضون 31 ساعة كل شهر في اجتماعات غير منتجة ويحضرون ، في المتوسط ​​، 11-15 اجتماعًا كل أسبوع.

يعني التنقل بين الاجتماعات بهذا المعدل أنه من الصعب العثور على فترات طويلة من الوقت غير المنقطع اللازم للعمل العميق والمركّز.

يمكن للمرء أن يقاوم هذا العائق للتركيز على الوقت من خلال البدء في "أيام عدم الاجتماع" كل أسبوع ، والمخصصة حصريًا للعمل المركّز.

تتمثل إحدى طرق حماية وقتك في بدء "أيام عدم الاجتماع" كل أسبوع. والشيء الآخر هو إعادة التفكير فيما إذا كان هذا الاجتماع المتكرر يحتاج حقًا إلى الحدوث على الإطلاق.

ما هي تكلفة تبديل السياق؟

تعتبر التكلفة العالية لتبديل السياق أمرًا حقيقيًا للغاية ، لكننا نواصل القيام بذلك على أساس منتظم. لقد أصبح شيئًا اعتدنا عليه لدرجة أننا في كثير من الأحيان لا ندرك أننا نفعل ذلك.

ظاهريًا ، يبدو الأمر بريئًا جدًا - ما السوء في الرد على هذا البريد الإلكتروني بسرعة قبل النقر على النشر في منشور المدونة الذي تكتبه؟ لا يمكن أن يكون الرد على سؤال سالي على سلاك مشكلة كبيرة أثناء وجودك في ذلك الاجتماع ؛ إنه أمر لا يحتاج إلى تفكير يمكنك الإجابة عليه أثناء نومك!

في الواقع ، على الرغم من ذلك ، فإن تكلفة تبديل السياق كبيرة. كل هذه التحولات الصغيرة التي تبدو وكأنها ليست صفقة كبيرة تتراكم حقًا. تبديل السياق له تأثير سلبي على إنتاجيتك ، بالطبع ، لكن تأثير تبديل السياق على دماغ الإنسان في الواقع أعمق بكثير من ذلك.

الطريقة التي نشعر بها في العمل تتأثر سلبًا بهذا السلوك ، كما ثبت من خلال دراسة أجريت في جامعة كاليفورنيا ، إيرفين. استقصت الدراسة كيف نشعر في العمل ووجدت تقارير عن زيادة التوتر والإحباط وعبء العمل والجهد والضغط بعد 20 دقيقة فقط من الانقطاعات المتكررة.

هذا يمثل إشكالية لأننا نقطع باستمرار في حياتنا اليومية. وفقًا لمؤشر تشريح العمل ، يشعر أكثر من ثلث العمال بالإرهاق من جراء استمرار إرسال الإخطارات.

كما أنه يعطينا بعض الإحصاءات المذهلة التي تشرح مدى شيوع تبديل السياق في حياتنا. عندما يتعلق الأمر بالبريد الإلكتروني ومكالمات الفيديو ، فإن 42٪ و 40٪ من الأشخاص يقضون وقتًا أطول عليها ، على التوالي ، مما كانوا عليه قبل عام. قال 52٪ من المشاركين أنهم يقومون بمهام متعددة خلال الاجتماعات الافتراضية منذ أكثر من عام ، ويشعر 50٪ بالحاجة إلى الرد فورًا على الإخطارات.

تصبح إحصاءات تبديل السياق هذه أكثر وضوحًا عندما تنظر إلى الاختلافات بين الأجيال. أفاد جيل الألفية وجيل زد بأنهم أكثر إرهاقًا من العمال بشكل عام.

يمكن أن تشمل تكلفة تبديل السياق انخفاض الإنتاجية ، وقصر فترات الاهتمام ، والوقت الضائع ، والإرهاق.

انخفاض الإنتاجية

لا ينبغي أن يكون مفاجئًا أن التبديل بين المهام ذهابًا وإيابًا يجعلنا أقل إنتاجية - ربما تكون قد مررت بأيام تلمس فيها العديد والعديد من المهام وفي نهاية اليوم لم تكمل مهمة واحدة بشكل كامل.

إن العقول البشرية ببساطة ليست سلكية للتعامل مع مقدار تبديل السياق الذي نفرضه عليهم - وفقًا لتقرير Workgeist '21 ، يقول 45٪ من العمال أن تبديل السياق يجعلهم أقل إنتاجية ويقول 43٪ أن التبديل بين التطبيقات والأدوات بشكل متكرر متعبة جدا.

فترات اهتمام قصيرة

انتباهك الكامل لا يتبعك وأنت تشارك في تبديل السياق. أثناء قيامك بالتبديل من مهمة إلى أخرى ، يظل بعض انتباهك على المهمة الأصلية ، مع متابعة الباقي إلى المهمة التالية.

كما يمكنك أن تتخيل ، مع حدوث المزيد والمزيد من المفاتيح ، يتضاءل مقدار الاهتمام المتبقي لك بشكل كبير.

هذا هو السبب في أنك ستجد نفسك تتلقى تذكيرات متداخلة بالمهام التي جاءت من قبل - والتي لم تنتهِ منها بعد - أثناء عملك على أحدث نشاط.

ينقسم انتباهك الآن بين جميع المهام التي لمستها بدلاً من التركيز على المهمة التي بين يديك. تبديل السياق ليس ما صُمم من أجله العقل البشري ، وهو ليس مثاليًا للإنتاجية.

مضيعة للوقت

في دراسة أجريت عام 2005 من قبل باحثين في جامعة كاليفورنيا ، إيرفين ، تبين أن الأمر يستغرق ، في المتوسط ​​، 25 دقيقة و 26 ثانية للعودة إلى عملك بالكامل بعد الانقطاع.

عندما نطبق هذا الرقم على عدد الانقطاعات التي نمر بها في يوم عمل نموذجي ، فإن ما يتركنا هو ساعات فعلية كل يوم من الوقت الضائع. نقضي الوقت في عدم القيام بأي شيء مثمر بل محاولة العودة من حيث توقفنا.

هناك أيضًا تكاليف زمنية لتغيير السياق تتعلق بالإجهاد والتعب الناتج عن السلوك ويسبب عدم الكفاءة والمجهودات.

يخلق تبديل السياق حلقة مفرغة من العديد من المهام والانقطاعات إلى جانب الضغط وضعف الأداء بسبب حجم العمل. عندما نبقى عالقين في هذه الحلقة ، فإننا نستمر في إضاعة الوقت.

في الحالات القصوى: الإرهاق

تعد ذاكرتنا العاملة عنصرًا ضروريًا لإنجاز عملنا ، ولكن لها حدود. يمكننا فقط الاحتفاظ بالكثير من المعلومات أمام أذهاننا في وقت واحد ، ونحن نختبر باستمرار هذا الحد عندما نقضي أيامنا في تبديل السياق.

إذا وجدت نفسك تعيد قراءة نفس البريد الإلكتروني عدة مرات لفهم المعلومات التي يحتوي عليها ، فمن المحتمل أنك عانيت من ظاهرة الضباب الدماغي. هذه طريقة للإشارة إلى الإرهاق العقلي الذي يعاني منه دماغ الإنسان عند تحويل السياق إلى مستوى غير صحي.

الصداع وفقدان الدافع والشعور بالتعب والتعب كلها علامات على الإرهاق. يمكن أن تبدأ هذه الأعراض في التسلل بسهولة عندما يصبح تبديل السياق سائدًا جدًا في حياتنا اليومية.

كيف تمنع تبديل السياق في مكان العمل؟

تبديل السياق ليس سيئًا بطبيعته. إنه لأمر جيد في الواقع أن يكون هناك مستوى معين من تبديل السياق ، وهو أمر مريح لأنه يكاد يكون من المستحيل القضاء عليه من حياتنا.

الخبر السار هو أنه يمكنك تنفيذ استراتيجيات للمساعدة في التأكد من أن تبديل السياق الذي تقوم به ضروري وليس بناءً على إلحاح زائف أو أسباب أخرى شائعة. هنا القليل لتجربته!

إنشاء "حدود التركيز" لهذا اليوم

تدرب على حصر الوقت

وقت التركيز هو ساعتان كحد أدنى من وقت العمل غير المنقطع. قد يكون من الصعب الحصول على هذه المرة بين الإشعارات والمقاطعات التي تنبثق بانتظام.

الإستراتيجية الجيدة هي منع وقتك. راجع التقويم الخاص بك وحدد وقتًا مخصصًا لكل شيء. حافظ على المهام الضحلة ، مثل التحقق من البريد الإلكتروني وحضور الاجتماعات ، في مجموعات معًا والمهام التي تتطلب عملاً أعمق وأكثر تركيزًا معًا. إنها نسخة التقويم من "مكان لكل شيء وكل شيء في مكانه".

يمكن لبعض عملاء البريد الإلكتروني وتقاويم مكان العمل جدولة مجموعات من وقت التركيز في التقويم الخاص بك تلقائيًا.

إعداد "أيام ذات طابع خاص"

إذا كنت مديرًا أو كان دورك يتطلب منك العمل عبر فرق متعددة ، فقد يبدو الأمر مخيفًا أن تمنع وقتك بهذه الطريقة المحددة. إذا كان الأمر كذلك ، فقد تكون الأيام ذات السمات خيارًا جيدًا لمساعدتك في إدارة تبديل السياق.

باستخدام نهج الأيام ذات السمات ، يمكنك تعيين وظيفة أو غرض أو تركيز لكل يوم في الأسبوع. من المهم التأكد من إعدادها بطريقة تناسب احتياجاتك الخاصة - لا يوجد بالضرورة حجم واحد يناسب جميع الإجابات هنا.

هل سيعمل أسبوعك بشكل جيد إذا خصصت يومين للعمل الجماعي ، يوم واحد لمشاريع فردية إبداعية ، ويوم واحد للمشرف؟

ربما ستعمل موضوعات مثل أيام Dan Sullivan المجانية ، و Focus Days ، ونموذج Buffer Days من أجلك. جرب بعض الطرق واعرف ما هو الأفضل لموقفك الفريد.

تدرب على أداء مهمة واحدة على مدار اليوم

لا يعمل إعداد الجدول الزمني الخاص بك لتقليل تكلفة تبديل السياق إلا إذا كان بإمكانك تدريب نفسك على الالتزام بمهمة واحدة لفترة كافية من الوقت للدخول في فترة من العمل المركز. إنه ممكن بالتأكيد ، لكنه يتطلب بعض بناء العادات المتعمدة.

بعض العادات التي يمكن أن تدعمك في مهمة واحدة هي:

• إزالة المشتتات
• ضبط مؤقت (وبدء صغير)
• التخلص من استنزاف الطاقة والمهام "التي أوشكت على الانتهاء" أولاً

لا يمكنك أن تتوقع عكس عادة سيئة تمامًا مثل تبديل السياق غير الضروري بين عشية وضحاها ، ولكن يمكنك اتخاذ خطوات لتحسينها عن طريق إنشاء عادات داعمة جديدة.

تخلص من "بقايا الانتباه"

من أجل تكريس انتباهك الكامل لمهمة جديدة ، يجب أن تكون قد أكملت بالفعل المهمة الأخيرة. إذا لم تقم بذلك ، فسيظل جزء من انتباهك على تلك المهمة غير المكتملة.

هذه القطعة اللاصقة المتبقية هي ما يشار إليه باسم "بقايا الانتباه" ، وقد ثبت أنها تضر ببدء مهام جديدة.

فكيف يمكنك التخلص من "بقايا الانتباه"؟ يمكنك محاولة تجميع المهام المتشابهة معًا - يواجه العقل البشري وقتًا أقل صعوبة مع تبديل السياق بين المهام المتشابهة.

قد يكون من المفيد أيضًا بناء إجراءات روتينية وطقوس لاستخدامها عند تبديل المهام - يمكن أن تكون بمثابة حواجز لعقلك وتعطيه إشارة واضحة بأن الوقت قد حان لتبديل التروس ، مما قد يقلل "بقايا الانتباه".

خذ فترات راحة منتظمة لإعادة الشحن

لدينا جميعًا أوقات من الطاقة العالية والمنخفضة على مدار اليوم ، وما قد تلاحظه هو أن عقلك يتجول عندما تكون في فترة طاقة منخفضة. يعرضك هذا لخطر تبديل السياق غير المقصود ، ولكن يمكنك تجنبه!

سيساعدك أخذ فترات راحة قصيرة طوال اليوم في الحفاظ على طاقتك وعقلك في مهمة.

بالإضافة إلى استراحات الغداء والقهوة المعتادة ، فإن أخذ فترات الاستراحة الصغيرة على مدار اليوم يعد طريقة رائعة للحفاظ على طاقتك وعقلك في مهمة.

يمكن أن تبدو فترات الاستراحة الصغيرة وكأنها لحظات قليلة من التمدد ، أو المشي حول المبنى ، أو مشاهدة مقطع فيديو مضحك أو يبعث على الحميمية.

ومع ذلك ، يعد دمج فترات الراحة طريقة رائعة للحفاظ على طاقتك وعقلك بعيدًا عن إغراء تبديل السياق غير الضروري.

قطع الاتصال عن العمل في نهاية اليوم

تبديل السياق ، وتأثيراته على الدماغ البشري لا توجد حصريًا في حدود يوم عملك.

إذا لم تنفصل جيدًا عن العمل في نهاية اليوم ، فسوف يميل عقلك إلى الاستمرار في الأنشطة التي حدثت ، والأشياء التي تُركت دون حل ، والمهام التي تنتظرك غدًا. قد يجعلك هذا تشعر بالإرهاق وعدم القدرة على تحقيق التركيز الذي ستحتاجه في اليوم التالي.

للتأكد من حصولك على استراحة نظيفة من العمل في نهاية اليوم ويمكنك الراحة والتعافي من مهام الغد ، هناك بعض الإجراءات الروتينية والنصائح التي يمكنك تجربتها.

يجد بعض الأشخاص أن تنظيم العمل غير المكتمل في نهاية اليوم عن طريق إضافة الخطوات التالية ذات الصلة إلى التقويم أو قائمة المهام الخاصة بهم يكون طريقة مفيدة لمنع قائمة المهام التي يتم تشغيلها باستمرار من اتخاذ الإقامة في أذهانهم في وقت الراحة ساعات.

يجد آخرون إلقاء نظرة على الأيام القادمة والعمل المكلف بهم لمساعدتهم على الشعور بالاستعداد والقدرة على إيقاف العمل بشكل فعال في نهاية اليوم. ومع ذلك ، اعتبر آخرون ببساطة أن يوم العمل قد انتهى ووجدوا أن ذلك سيكون فعالاً للغاية.

ابحث عن طريقة تناسبك جيدًا وتدرب عليها حتى تصبح عادة.

تحكم في الإخطارات

تخلص من الإخطارات غير الضرورية

هل تحتاج بالفعل إلى جميع الإشعارات التي يرسلها هاتفك وسطح المكتب إليك؟ ربما لا - وربما يكون هناك عدد قليل يمكنك ضبطه ببساطة في هذه المرحلة.

إنها لفكرة رائعة استعراض كل تطبيق لديك وتقييم ما إذا كنت تريد ترك الإشعارات قيد التشغيل ، أو إيقاف تشغيلها تمامًا ، أو ضبط نمط الإشعار ليكون أقل تشتيتًا.

دعنا نستخدم Slack كمثال على ذلك. ربما لا يكون إيقاف تشغيل جميع إشعارات التطبيق فكرة رائعة ، ولكن هناك بالتأكيد بعض القنوات التي لا تحتاج إلى دفع الإخطارات لها.

يمكن أن يؤدي إسكات الإشعارات على المزيد من القنوات الاجتماعية والاحتفاظ بها للرسائل المباشرة والقنوات الخاصة بالمشروع إلى قطع شوط طويل في تقليل الاضطرابات مع السماح لك أيضًا بالبقاء على دراية بالتفاصيل التي تحتاج إلى تلقيها في الوقت الفعلي.

يمكن لإكمال هذا التمرين مع جميع تطبيقاتك أن يخلق الكثير من الصمت الجميل في يومك ويقلل بشكل كبير من تبديل السياق غير الضروري.

استفد من وضع "الرجاء عدم الإزعاج"

إذا كان إيقاف تشغيل الإشعارات يجعلك متوترًا بعض الشيء ، ولكنك لا تزال ترغب في تجنب التكلفة العالية لتبديل السياق ، فقد يخدمك وضع "عدم الإزعاج" بشكل جيد.

باستخدام هذه الوظيفة (المتوفرة على كل من Android و iPhone) بدلاً من إسكات الإشعارات من تطبيقات معينة بشكل عام ، يمكنك إسكات جميع الإشعارات لفترة من الوقت.

إذا كنت تحاول إستراتيجية حظر الوقت التي ناقشناها سابقًا ، فقد تختار استخدام وضع "عدم الإزعاج" أثناء الكتلة التي تتطلب عملاً عميقًا ومركّزًا ، وتأكد من أن أي إشعارات تعتقد أنها ضرورية ستظل تشق طريقها إلى أنت على مدار اليوم.

خطة الوقت للتحقق من الإخطارات

تمامًا كما يمكنك تحديد موعد للتحقق من بريدك الإلكتروني ، قد يكون من المفيد تحديد موعد للتحقق من إشعاراتك. يقلل هذا الأسلوب من الإلهاء الفوري الناجم عن الإشعار لأنك تعلم أن لديك فترة زمنية مخصصة لفحصها. من المهم أن تضع هذا الوقت بالفعل في التقويم الخاص بك.

من الأفضل أيضًا ملاحظة أي شيء تحتاج إلى متابعته أو اتخاذ إجراء فوري بشأنه من فحص الإشعارات.

الاعتماد على ذاكرتك يمكن أن يكون خاطئًا بالطبع ولكنه يتطلب أيضًا بعض الاهتمام لاستخدامه في القلق بشأن الذاكرة - نظرًا لأن هدفنا كله هو تقليل الانتباه المنقسم الذي يصاحب تبديل السياق ، وليس كتابة هذه المهام الجديدة سيؤدي إلى نتائج عكسية.

الأسئلة الشائعة حول تبديل السياق