كيف تتواصل بشكل أفضل في القوى العاملة عن بعد مع جيسي لاهي

ما مدى فعالية تواصلك مع القوى العاملة عن بُعد؟

أصبح الاتصال عن بعد أكثر انتشارًا مما كان عليه في أي وقت مضى. يتعين على العديد من الأشخاص الآن التواصل بشكل كامل تقريبًا عبر الإنترنت ، باستخدام أدوات افتراضية مثل البريد الإلكتروني والتواصل الصوتي والمرئي مثل مكالمات الفيديو.

لكن الاتصال عن بعد يمكن أن يجلب تحديات جديدة. يمكن أن تضيع الأفكار في الترجمة الافتراضية ، أو قد لا يبالي الناس باتخاذ الإجراءات. لذا ، كيف يمكنك التأكد من أن اتصالك واضح ، ويحفز جمهورك على التصرف ، ويساعدك على الوصول إلى النتيجة المرجوة؟

جيسي لاهي هو متحدث استشاري ومؤلف يتمتع بخبرة تزيد عن 25 عامًا في مجال القيادة والتواصل مع القوى العاملة. في عام 2004 ، شارك في تأسيس شركة Workforce Communication ، وهو فريق من المستشارين يساعدون المؤسسات على تعزيز أداء الناس ورفاهيتهم. كما أنه يستضيف بودكاست Engaging Leader ، والذي تم تنزيله ملايين المرات من قبل القادة في جميع أنحاء العالم.

يركز جيسي على مساعدة الشركات على تحسين نتائج أعمالها ونمو شعوبها وسعادتهم. إنه مدافع قوي عن استخدام الاتصالات لفعل الخير في العالم.

يمكنك مشاهدة الفيديو حول هذا الموضوع في الجزء العلوي من هذا المنشور ، للاستماع إلى حلقة البودكاست ، أو الضغط على "تشغيل" أدناه ، أو متابعة القراءة للمزيد ...

كيف يمكن للناس أن يكونوا متصلين بشكل أفضل في القوى العاملة عن بعد؟

يبدأ التواصل الجيد بنية. وفقًا لجيسي ، يجب أن تكون جميع الاتصالات جزءًا من استراتيجية لتحقيق نتيجة محددة. ببساطة ، يجب أن تخطط لاتصالاتك بترتيب معين للوصول إلى النتيجة المرجوة.

شارك جيسي اقتباسًا من فريد جارسيا ، أستاذ الاتصالات في جامعة نيويورك ، والذي يبسط هذه العملية الاستراتيجية:

"تحتاج إلى الوضوح بشأن الموقف كما يظهر ، والهدف الذي تحاول تحقيقه ، والوسائل التي ستحقق بها هذا الهدف."

أحد التحديات الرئيسية في التواصل هو أننا نعتقد غالبًا أننا أفضل منا في ذلك. يقول جيسي إننا نميل إلى تخطي عملية التخطيط والانتقال مباشرة إلى التكتيكات. هذا غالبا ما يؤدي إلى الارتباك.

"نحن نوعا ما مثل حامل السلاح الغربي القديم. نريد فقط أن نطلق النار من الورك. تحتاج إلى قضاء بعض الوقت في التصويب ، ومعرفة ما هو هدفك ، والتخطيط للأمام قليلاً ".

إن التغاضي عن استراتيجية اتصال أوسع يعني أنك أقل احتمالية لإشراك جمهورك بشكل صحيح ، ويمكن أن تولد مشاكل لاحقًا. ضع في اعتبارك عدد المرات التي تلقيت فيها بريدًا إلكترونيًا ، ولست متأكدًا مما يطلب منك القيام به. يمكن أن يؤدي تكتيك "إطلاق النار من الورك" هذا إلى سوء الفهم وانعدام الثقة والمقاومة النشطة.

إطار عمل 5M لتواصل أفضل

يستخدم Jesse إطار عمل 5M ، والذي يساعد الأشخاص على تحقيق أهداف الاتصال الخاصة بهم من خلال اتباع عملية منهجية. تتطلب منك كل مرحلة التفكير في أسباب وأسباب اتصالك قبل اتخاذ أي إجراء ، سواء كنت تخطط لمشروع معقد أو لمهمة بسيطة.

الـ 5Ms عبارة عن مهمة وأعضاء ورسائل ووسائل إعلام ومديرين. قام جيسي بتقسيم كل مرحلة من مراحل الإطار ومشاركة ما تحتاج إلى مراعاته.

1. المهمة

ماذا تحاول تحقيقه؟ عندما تتواصل داخل قوة عاملة ، يجب أن تتماشى مهمتك بشكل مباشر مع نتائج عملك.

أولاً ، تحتاج إلى التأكد من أن القوى العاملة لديك على دراية بالهدف العام لمؤسستك وأهداف العمل. بعد ذلك ، ضع في اعتبارك هدفك ونتائج الأعمال المحددة التي تحتاج إلى تحقيقها. هذه هي مهمة اتصالاتك.

2. الأعضاء

من هم جمهورك أو أصحاب المصلحة المحددون؟ كلما عرفت المزيد عنهم ، كان التواصل معهم أسهل. يجب أن تفكر في ما تعرفه عنهم كأفراد وكمؤسسة ، وثقافتهم وتاريخهم وديناميكياتهم الحالية وأي شيء آخر قد يتعلق بالقضية المطروحة.

3. الرسائل

ثم ابدأ في التخطيط للأشياء الأساسية التي تريد أن يعرفها جمهورك أو يؤمن بها أو يفعلها. قد ترغب في التأثير على الناس حتى يتخذوا إجراءً أو يؤمنون بشيء مختلف عما سبق. ما الرسائل التي ستحتاج إلى تضمينها لتغيير سلوكهم؟ وبشكل حاسم ، هل يمكنك تغيير سلوكهم؟ ربما هناك أكثر من رسالة واحدة من شأنها أن تساعد أو قصة قوية يمكنك استخدامها للتحريض على التغيير.

4. وسائل الإعلام

بمجرد أن تعرف رسائلك ، فكر في كيفية توصيلها. من يجب أن يقدم رسالتك لجمهورك؟ يمكنك إنشاء شخصية أو استخدام عملاء نموذجيين أو تجنيد أشخاص حقيقيين من شركتك للمساعدة. بعد ذلك ، فكر في الوسائط أو الوسائط المحددة التي ستستخدمها.

يمكن أن تتخذ اتصالاتك عدة أشكال. قد يكون ملصق أو بريدًا إلكترونيًا أو مقطع فيديو أو يمكنك إعادة توجيه رسالتك إلى أشكال مختلفة للبث عبر منصات متعددة. بهذه الطريقة ، ستصل رسالتك إلى أكبر عدد ممكن من الأشخاص.

يلاحظ جيسي أن جمهورك يمكن أن يكون في العديد من الأماكن المختلفة عبر الإنترنت ، لذلك يجب عليك زيادة انتشارك. يمكن أن يساعد هذا أيضًا في مصداقيتك إذا سمع جمهورك نفس الرسالة عدة مرات.

يقول جيسي أن هذه هي المرحلة التي يبدأ بها معظم الناس. غالبًا ما يفشل الاتصال لأن الناس يقفزون إلى مرحلة كيف ، بدلاً من التخطيط لأسبابهم ، ومن ، وماذا أولاً.

5. المديرين

يمكن لمديرك أو غيرهم من المؤثرين الرئيسيين داخل مؤسستك أن يكونوا شركاء أقوياء في توصيل رسالتك بنجاح. إن إشراك ما يسميه جيسي "دعم الأبطال" في عملية الاتصال يساعدهم على مساعدتك.

يعتقد جيسي أن عملية 5M لا يجب أن تستغرق وقتًا طويلاً. إن أخذ دقيقة واحدة فقط في التفكير فيما تريد تحقيقه يمكن أن يؤثر بشكل إيجابي على نتائج الاتصال الخاصة بك. نصيحته هي كتابة أفكارك لمواءمة فريقك في كل مرحلة.

"إذا كان بإمكانك كتابة 5Ms الخاصة بك ، فهذا يضيف الكثير من الوضوح والتبسيط ، ويتجنب الارتباك. ثم يمكنك مشاركتها مع شخص آخر في فريقك والقول ، "مرحبًا ، هل لدينا نفس الهدف هنا؟" لأنه من المدهش حقًا عدد مرات عدم تواجد الأشخاص في نفس الصفحة ".

كيفية تنفيذ اتصال أفضل

إطار عمل 5M هو أداة تخطيط شاملة للتواصل ، ولكن كيف يتم تنفيذه؟

يؤيد جيسي نموذج القصص المرئية البسيطة (SVS) من أجل تواصل أكثر فعالية عن بعد. إنه يستخدم هذا داخليًا وخارجيًا نظرًا لمدى اتصال مواد SVS بالناس ودفعها للعمل. يمكن أن يكون SVS بأي شكل يستخدم العناصر المرئية وعنصرًا من عناصر سرد القصص ، لذلك ، على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء مقاطع فيديو أو رسومات أو مواد SVS مكتوبة.

تحتوي كل مرحلة من مراحل نموذج SVS على ثلاثة عناصر. بالنسبة إلى المرحلة "البسيطة" ، هذه هي: قصيرة وهادفة ومصممة. يعتقد جيسي أن التواصل الجيد موجز ولكنه لا يزال يحقق هدفه.

"أقصر ، كان ذلك أفضل. مع تساوي كل شيء آخر ، سيتم مشاهدة مقطع فيديو مدته 90 ثانية وتذكره بشكل أفضل من مقطع فيديو مدته ثلاث دقائق. وكذلك بالنسبة لرسالة بريد إلكتروني تتكون من ثلاث فقرات مقابل 20 فقرة. أعتقد أن أينشتاين هو من قال ، "تريد أن تجعل الأمور بسيطة قدر الإمكان ، وليس أبسط."

يشير جيسي أيضًا إلى أن الهدف يجب أن يقود التواصل. احتفظ بالنتائج المرجوة في مقدمة عقلك عند تصميم المواد الخاصة بك. تشكل القيادة مع الهدف أيضًا وجهة نظره حول صياغة اتصالاتك. يعتقد جيسي أنه يجب اختيار كل عنصر من عناصر اتصالك بعناية ، لأن كيفية تقديم رسالتك مهمة.

الجوانب الثلاثة للمرحلة "المرئية" من نموذج SVS هي: الاستعارات ، والصور ، والشخصيات.

الاستعارات مهمة للمرئيات لأنها تساعد جمهورك على التواصل مع شيء مألوف له بالفعل. إنه يسد الفجوة بين شيء تعرفه بالفعل والمعلومات الجديدة لعملية تعلم أسرع.

يمكنك استخدام الصور والشخصيات لجذب جمهورك. ربما تقوم بإنشاء شخصيات مترابطة لاستدعاء استجابة عاطفية أو استخدام صور معينة كرموز لتعزيز فكرة.

تتضمن المرحلة الأخيرة ، "القصة" ، الاتصال والترفيه والعمل. هذه المرحلة هي المكان الذي تقدم فيه سردًا مقنعًا لرسالتك. يحتاج اتصالك إلى التواصل مع رؤوس وقلوب جمهورك.

يعتبر سرد القصص أداة قوية لأنها مسلية وجذابة في نفس الوقت. لكنه يُظهر أيضًا أن رسالتك لها آثار في الحياة الواقعية. ستجبر رواية القصص جمهورك على اتخاذ إجراء.

"ليس من الضروري حتى أن تكون قصة رائعة. لكن القصة تخلق في الواقع رابطًا عاطفيًا ، لذلك من المرجح أن يكون الناس أكثر استعدادًا ، ومنفتحًا ، ومتحفزًا للتغيير ".

أفكار جيسي النهائية

يلاحظ جيسي أنه لتغيير العالم والتأثير فيه ، يجب أن تشارك مهارات الاتصال الخاصة بك وتقود الآخرين. أخيرًا ، يعتقد جيسي أنه يجب علينا جميعًا احترام قوة الاتصال.

"نحن نتواصل دائمًا. السؤال هو هل نقوم بذلك عمدا أم لا؟ [...] عليك العودة إلى ، "ما هي المهمة؟ هل أستفيد من هذه الفرصة إلى أقصى حد؟ وكن متعمدًا مع تلك اللحظات من تأثير التواصل ".

إذا كنت مستعدًا لتحسين مهارات الاتصال المرئي لديك ، فاكتشف كيف يمكن أن تساعدك أكاديمية TechSmith. لدينا دورات قصيرة ومعلومات حول كل شيء بدءًا من البرمجة النصية الأفضل والكتابة إلى مشورة الخبراء حول إنشاء مقطع الفيديو الأول الخاص بك.

لمزيد من نصائح الخبراء ونصائحهم ، تفضل بزيارة أكاديمية TechSmith على YouTube أو استمع إلى البودكاست.