5 أمثلة على الاتصال غير المتزامن للعمل عن بعد بشكل أفضل

قد يكون الاتصال في بيئة العمل عن بُعد أمرًا صعبًا ، لا سيما إذا قمت أنت أو مؤسستك بالتبديل مؤخرًا من العمل الشخصي إلى العمل عن بُعد.

غالبًا ما يبدو التكيف مع يوم طويل من اجتماعات كاميرا الويب عندما تكون معتادًا على جعل رأسك في مكتب زميل العمل مرهقًا وتشعر أنك أقل ارتباطًا.

الاتصال غير المتزامن للإنقاذ!

ما هو الاتصال غير المتزامن؟ إنها طريقة رائعة لقول التواصل الذي لا يجب أن يحدث في الوقت الفعلي.

يتيح لنا الاتصال غير المتزامن ضبط جداولنا الزمنية الخاصة والرد على الرسائل في وقتنا الخاص ، دون الحاجة إلى الانتظار عند توفر الآخرين.

يوفر العمل عن بُعد العديد من التحديات الجديدة ، لكن طرق الاتصال غير المتزامنة تساعدك على البقاء على اتصال بزملائك في العمل والتأكد من أن كل شيء يعمل بسلاسة ، بغض النظر عن الموقع أو المنطقة الزمنية أو الانحرافات في المنزل.

فيما يلي خمسة أمثلة على الاتصال غير المتزامن الذي سيبقي مكتبك البعيد على المسار الصحيح لتحقيق النجاح.

1. أشرطة فيديو إعلامية أو تعليمية

هل سبق لك أن كنت في اجتماع كان من الممكن أن يكون بريدًا إلكترونيًا؟ بالطبع. لدينا جميعا. لكن البريد الإلكتروني له حدوده الخاصة! يميل الأشخاص إلى فحص كتل النص الطويلة ضوئيًا ، لذلك قد يتم تفويت المعلومات المهمة. غالبًا ما يكون من الصعب الحصول على نغمة ونية من النص العادي ، ومن المستحيل إجراء محادثات وجهًا لوجه عند إرسال بريد إلكتروني.

بدلاً من إرسال بريد إلكتروني طويل أو مطالبة الموظفين بالاتصال بالإنترنت في نفس الوقت لإجراء مكالمة فيديو لنقل معلومات جديدة ، فكر في شكل مختلف من أشكال الاتصال. أقترح عمل فيديو إعلامي وتعليمي ومشاركته على زملائه لمشاهدته في أوقاتهم!

لا توفر هذه الطريقة مزيدًا من المرونة فحسب ، بل تتيح أيضًا للموظفين مشاهدة المحتوى عدة مرات حسب حاجتهم لفهم المادة. يمكنهم أيضًا الرجوع إليها والرجوع إليها لاحقًا.

بالإضافة إلى ذلك ، يعد الفيديو بطبيعته أكثر جاذبية من النص. من المرجح أن موظفيك يفضلون ذلك (ويحتفظون بالمعلومات بشكل أفضل).

لا يجب أن تكون مقاطع الفيديو هذه منتجة بشكل كبير - فحتى تسجيل الشاشة باستخدام التعليق الصوتي يمكن أن يكون أكثر فاعلية من إرسال رسائل بريد إلكتروني طويلة تحتوي على الاتجاهات.

تعد أدوات مثل Snagit رائعة لتسجيل الشاشة الأساسي ، في حين أن الأدوات الأكثر تقدمًا مثل Camtasia تقدم أيضًا قوالب فيديو مفيدة لجعل عملية إنشاء الإرشادات أسهل بكثير.

على عكس ما قد تعتقده ، لست بحاجة إلى أن تكون محترفًا للفيديو لإنشاء مقاطع فيديو رائعة حقًا.

هل تحتاج إلى بعض الإلهام؟ إليك أحد عشر نوعًا من مقاطع الفيديو التي يمكنك إنشاؤها الآن.

2. أدلة مرجعية سريعة

الاحتمالات هي أن زملائك في العمل سيحتاجون منك أن تشرح مهمة أكثر من مرة. إذا لم تكن متصلاً بالإنترنت في نفس الوقت ، فقد تتأخر المهام. يوفر إنشاء أدلة مرجعية سريعة لشرح المهام والإجابة على الأسئلة الأساسية التي من المحتمل ظهورها مزيدًا من المرونة لجمهورك ويضمن سهولة فهم المعلومات.

بالإضافة إلى ذلك ، عندما يحتاجون إلى تجديد معلومات ، يمكنهم دائمًا الرجوع إلى دليلك المفيد للمراجعة.

سيؤدي ذلك إلى تقليل الحاجة إلى توضيح الرسائل وإزالة الرسائل المتبادلة التي قد تحدث عندما لا يكون زملاء العمل متاحين في المكتب عبر القاعة.

يقدم Snagit بعض القوالب الرائعة لعمل أدلة مرجعية ومساعدات وظيفية.

للحصول على إرشادات حول إنشاء أدلة مرجعية سريعة باستخدام Snagit ، تحقق من الفيديو أدناه!

3. لقطات مع الترميز

هل تريد طريقة سريعة وسهلة لتقديم ملاحظات بشكل غير متزامن حول مشروع أو جزء من المحتوى؟ التقط لقطة شاشة وأضف التعليقات التوضيحية أو الترميز.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تتصفح موقع الويب الخاص بشركتك يومًا ما واكتشفت أن إحدى صفحات منتجك بها معلومات قديمة أو قديمة.

بالتأكيد ، يمكنك تصوير بريد إلكتروني لشخص ما وتوضيح الصفحة ، والمكان على الصفحة ، والعناصر التي يجب تغييرها ، ولكن باستخدام لقطة شاشة واحدة ، يمكنك عرض كل هذه المعلومات بوضوح وبسهولة.

لا حاجة إلى اجتماع أو رسائل بريد إلكتروني مكتوبة بالكلمات أو محادثات نصية.

انظر كيف تظهر ملاحظاتنا بوضوح في الصورة أعلاه؟

لا يمكن لزملاء العمل رؤية ما يجب تغييره فحسب ، بل تُظهر لقطة الشاشة عنوان الصفحة ومكان المحتوى القديم على الصفحة.

4. أدوات إدارة المشروع

توجد مجموعة متنوعة من الأدوات عبر الإنترنت للمساعدة في الحفاظ على تنظيم مهام فريقك وظهورها. تساعد منتجات مثل Asana و Trello في القضاء على الارتباك من خلال عرض مهامك على لوحة ، بحيث يعرف الجميع ما هو المتوقف أو قيد التقدم أو المكتمل دون الحاجة إلى إرسال عشرات الرسائل ذهابًا وإيابًا.

تحتوي هذه الأدوات أيضًا على ميزات مثل العلامات والمهام الفرعية التي يمكن أن تساعد في تجميع المهام في مشاريع محددة.

من الأسهل كثيرًا العمل بشكل غير متزامن عندما يكون لدى أعضاء الفريق عرض مرئي ملموس لمن يعمل على ماذا بالضبط.

5. موقع wiki أو موقع Sharepoint الخاص بمؤسستك

إن وجود موقع wiki أو موقع Sharepoint منظم جيدًا ومُحدَّث يجعل الاتصال أسهل كثيرًا ، لا سيما عندما يكون لديك فريق أو مؤسسة أكبر. استخدمه كمحور للمستندات المهمة وإرشادات الشركة والأدلة والمزيد.

هذا مهم بشكل خاص للعمل غير المتزامن لأنه حتى إذا لم يكن أحد أعضاء الفريق متصلاً بالإنترنت ، يمكن للموظف العثور على إجابات لمعظم الأسئلة العامة وتحديد المستندات المطلوبة لإكمال عمله دون الحاجة إلى انتظار رسالة بريد إلكتروني أو رسالة شخص آخر.

وبالمثل ، إذا كنت الحارس التقليدي لتلك المعرفة ، فلن يغمر صندوق الوارد الخاص بك باستمرار نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا.

ها أنت ذا!

أنت مسلح ببعض الأدوات والأفكار الرائعة للاتصال غير المتزامن ، ولا يتعين عليك الاعتماد على الاتصال الكتابي للتفاعل مع أعضاء فريقك عن بُعد.

يمكن أن يعمل البعض أيضًا كطرق متزامنة أو هجينة. على سبيل المثال ، بينما يمكن إجراء الرسائل المباشرة والرسائل النصية في الوقت الفعلي ، فقد لا تكون متاحًا للإجابة على سؤال أحد الزملاء على الفور.

وينطبق الشيء نفسه على الرسائل المتبقية في أدوات مثل Slack أو البريد الإلكتروني. يمكن للأشخاص اختيار الإجابة عليها على الفور ، أو الانتظار حتى يتاح لهم ذلك.

مع وضع نصائح الاتصال غير المتزامن هذه في الاعتبار ، ستجعل أنت ومنظمتك العمل عن بُعد أسهل وأكثر مرونة من أي وقت مضى.

أسئلة مكررة