هل تعاني من الحمل التكنولوجي الزائد؟ فيما يلي الأدوات التي لا يمكن للموظفين العمل بدونها
نشرت: 2023-03-16كان التحول الطارئ إلى العمل عن بُعد في عام 2020 محمومًا للعديد من الشركات. مع عدم وجود وقت لتطوير عمليات ومعايير جديدة بشكل مدروس ، اعتمدت العديد من الشركات على تطبيقات وأدوات جديدة للبقاء على اتصال كقوى عاملة موزعة.
وفقًا لمسح أجرته شركة Okta ، نشرت الشركات 89 تطبيقًا في المتوسط في عام 2021 ، ارتفاعًا من 58 تطبيقًا في عام 2015. ويشعر الموظفون بالعواقب ، حيث يؤدي الحمل الزائد للتطبيقات إلى انخفاض الإنتاجية وحتى الإرهاق.
حتى مع وجود العشرات من التطبيقات في متناول أيديهم كل يوم ، عندما سألنا عملاء Snagit عن أدوات مكان العمل في "الجزيرة الصحراوية" ، ارتفعت بعض التطبيقات إلى القمة عبر مختلف الصناعات والأدوار.
في هذا المنشور ، ستتعلم:
- التكلفة الحقيقية للإرهاق التكنولوجي في مؤسستك
- طرق بسيطة لمنع التحميل الزائد للتطبيق
- ما هي الأدوات والتطبيقات التي لا يمكن للموظفين الاستغناء عنها
تكلفة استخدام عدد كبير جدًا من التطبيقات للتواصل والتعاون في العمل
في حين أن هناك تكاليف مالية واضحة مرتبطة بتكنولوجيا مكان العمل ، فإن عدم العثور على التوازن الصحيح للأدوات يمكن أن يؤثر على مؤسستك بما يتجاوز الميزانيات.
سوء الفهم أو الارتباك
يمكن أن يتسبب عدد كبير جدًا من التطبيقات في حدوث سوء فهم أو حدوث ارتباك داخل شركتك ، وذلك في المقام الأول عندما يستخدم الموظفون أدوات متعددة تؤدي وظائف مماثلة.
عندما تصبح المعلومات مبعثرة عبر تطبيقات متعددة ، يكون من السهل على الأشخاص تلقي معلومات متضاربة أو حتى تفويت رسالة مهمة تمامًا.
قد يكون الأمر أكثر تعقيدًا عندما تستخدم الفرق أو الأقسام داخل الشركة تطبيقات مختلفة لمشاركة المعلومات.
لنفترض أنك تعمل في مشروع تصميم ، ويشارك أحد أصحاب المصلحة تغييرًا مهمًا في المواصفات في دردشة Teams. ومع ذلك ، يقوم المصمم في فريقك بفحص بريده الإلكتروني بحثًا عن التحديثات ويفقد الرسالة في Teams.
في المرة التالية التي يعيد فيها الفريق تجميع صفوفه ، يشعر المصمم بالارتباك بشأن سبب عدم رضا أصحاب المصلحة عن عملهم وإحباطهم لعدم امتلاكهم المعلومات الصحيحة.
انخفاض الإنتاجية والوقت الضائع
هل لديك أيام حيث تعمل في العديد من المهام المختلفة ولكنك لا تكمل أي شيء في قائمة المهام الخاصة بك؟
يمكنك إلقاء اللوم على تبديل السياق ، أو الميل إلى التحول بين مهمة واحدة إلى مهمة غير ذات صلة ، بسبب هذا النقص في الإنتاجية.
عندما نستخدم عددًا كبيرًا جدًا من التطبيقات في العمل ، يمكننا أن نجد أنفسنا نقضي وقتًا أطول في التنقل بين النوافذ أكثر من قضاء وقت في إنجاز عملنا.
وفقًا لاستطلاع Ring Central ، يضيع الموظفون حوالي ساعة كل يوم في التبديل بين التطبيقات المختلفة.
بالإضافة إلى ذلك ، يأتي كل تطبيق من هذه التطبيقات مع مجموعة الإشعارات الخاصة به والتي تجعل التركيز على مهمة واحدة أكثر صعوبة.
فك ارتباط الموظف والإرهاق
وفقًا لمؤشر تشريح العمل ، يشعر أكثر من ثلث العمال بالإرهاق من جراء استمرار إرسال الإخطارات.
عندما تفكر أيضًا في كيفية إنشاء التطبيق الزائد عن غير قصد لبيئة عمل مجزأة ومربكة ، فمن السهل أن ترى كيف يمكن أن يتوتر الموظفون.
وفقًا لمسح أجرته شركة FlexJobs ، قال أكثر من ثلاثة أرباع المشاركين في الاستطلاع إن الإجهاد في مكان العمل يؤثر على صحتهم العقلية ، مما قد يؤدي إلى الانسحاب أو الإرهاق.
كيفية مكافحة الحمل الزائد للتطبيق
الخبر السار هو أن هناك عدة طرق للمساعدة في منع التحميل الزائد للتطبيق وعواقبه.
تدقيق الأدوات التي لديك
ابدأ بتقييم التطبيقات التي تستخدمها ونتائج الأعمال المحددة التي تدعمها. سيساعد تقييم الأدوات الحالية لشركتك في تحديد حالات التكرار أو الفجوات في تدفقات العمل التي يجب معالجتها.
لا تنسَ أن تضع في اعتبارك أهم أهداف مؤسستك عند تحديد التطبيقات الضرورية وأيها يجب أن تتخلى عنه.
إذا كانت شركتك تتعامل مع مشاريع معقدة مع العديد من الأجزاء المتحركة ، فربما لا يكون من المنطقي التخلص من تطبيق إدارة المشروع الخاص بك.
استخدم الأدوات التي لديك على أكمل وجه
وجدت دراسة من WalkMe أن نصف الشركات التي شملتها الدراسة فقط تعتقد أنها تدرك الإمكانات الكاملة للتطبيقات الموجودة تحت تصرفها.
قبل نشر تطبيق جديد ، قم بتقييم ما إذا كانت إحدى الأدوات التي لديك بالفعل تلبي هذه الحاجة أولاً.
ابحث في الميزات التي لا تستخدمها حاليًا أو مستويات التسعير الأخرى لمعرفة ما إذا كانت ترقية تطبيق حالي مناسبة بشكل أفضل. قد تجد أن الاستثمار في تطبيق يستخدمه موظفوك بالفعل أكثر فعالية من حيث التكلفة على المدى الطويل.
Snagit هي أداة أساسية لمكان العمل الحديث
قم بتمكين فريقك للتواصل بشكل أكثر فاعلية والتخلص من الاجتماعات غير الضرورية.
تبسيط العمليات
عادة لا نضيف أدوات أو تطبيقات إلى مجموعة التكنولوجيا في مكان العمل لدينا من أجل المتعة فقط. الهدف هو تزويد الموظفين بالأدوات التي يحتاجونها للقيام بعملهم بفعالية.
لذلك ، يمكن أن يساعد إنشاء عمليات موحدة عبر الفرق والإدارات أيضًا في تقليل الحمل الزائد على التطبيق ومنع العمل الزائد أو مستودعات المعلومات.
لنفترض أن فريق الموارد البشرية في شركتك يستخدم Asana لتتبع عملهم ، لكن الفريق المالي يستخدم Trello لنفس الغرض. بالطبع ، هناك تكاليف إضافية مرتبطة بالتكرار ، ولكن يمكن أيضًا أن تجعل سير العمل معقدًا بلا داعٍ.
خاصة عندما تحتاج هذه الفرق إلى التعاون في مشروع ما ، فقد يؤدي ذلك إلى معلومات متضاربة أو خطوات إضافية لجعل الجميع في نفس الصفحة.
استمع إلى موظفيك
عند إضافة أدوات أو إزالتها من مكدس التكنولوجيا في مكان عملك ، تذكر جمع التعليقات من أولئك الذين يستخدمونها كل يوم.
يمكن أن يساعدك سؤال الموظفين عن آرائهم حول وظيفة أو فائدة التطبيق في الحصول على فكرة أفضل عن فعاليته الإجمالية.
قد تكتشف أن الميزات التي يحبها أحد الفريقين في OneDrive هي نفس الأسباب التي تجعل فريقًا آخر لا يمكنه العيش بدون محرر مستندات Google ، مما يسمح بانتقال أكثر سلاسة إذا اخترت تطبيقًا واحدًا على الآخر.
أفضل أدوات مكان العمل ، وفقًا للموظفين
لمعرفة الأدوات التي يحققها المحترفون في مختلف الصناعات نجاحًا اليوم ، سألنا عملاء Snagit سؤالًا واحدًا ، "إذا كان عليك اختيار خمس أدوات برمجية لمواصلة استخدامها في مكان العمل اليوم ، فماذا ستختار؟" *
عبر الصناعات والأدوار ، كانت أفضل خمس أدوات هي:
- سناجيت
- Microsoft Office (Word و Excel و PowerPoint)
- الآفاق
- تكبير
- فرق مايكروسوفت
Snagit هي أداة قوية لالتقاط الشاشة تتيح لك استخدام الصور ومقاطع الفيديو لمشاركة الأفكار وتقديم الملاحظات والتواصل بشكل أكثر فعالية.
إنه سهل الاستخدام بشكل لا يصدق ويصنف في قائمة G2 لأفضل منتجات البرامج لعام 2023.
Snagit هو أحد تلك التطبيقات التي تحتاجها لتكون جاهزة للعمل "دائمًا". إنها أداة مثمرة للتعلم وتطوير العروض التقديمية وتوليد الأفكار.
ديريك ت عبر G2
يتطلب بناء المجموعة التقنية المثلى للعمل الهجين والعمل عن بُعد تقييمًا مدروسًا للأدوات التي يستخدمها فريقك يوميًا. يمكن أن تساعدك الاستفادة من نهج الجودة فوق الكمية في التطبيقات على التواصل بشكل أكثر فعالية وزيادة الإنتاجية والحفاظ على مشاركة الموظفين.
