تلميحات ونصائح مذهلة لمكتبة مستندات SharePoint

يعد SharePoint أداة قوية ومفيدة للغاية لكل من الشركات الصغيرة والكبيرة. ومع ذلك ، يصعب أحيانًا استخدام الأدوات المختلفة ، وقد يشعر المستخدمون بالإرهاق من كل هذه الأدوات. لذلك ، قررنا مشاركة هذه المقالة حول تلميحات وحيل مكتبة مستندات SharePoint لمساعدتك. لقد ناقشنا أيضًا بعض حدود مكتبة مستندات SharePoint ، حتى تكون على دراية بالقيود المفروضة على مكتبة المستندات أيضًا. هل أنت متحمس لمعرفة؟ نظرًا لأننا متحمسون لمشاركة معرفتنا معك حول إعدادات مكتبة مستندات SharePoint! لذلك دعونا نتعمق!

تلميحات وحيل مذهلة لمكتبة مستندات SharePoint

إذا كنت تريد استخدام SharePoint وتحقيق أقصى استفادة منه ، فأنت بحاجة إلى معرفة بعض النصائح. في هذه المقالة ، قمنا بتغطية أفضلها التي ستجعل استخدام SharePoint أسهل وأكثر فاعلية. التمسك حتى النهاية لمعرفة المزيد.

ما هي مكتبة مستندات SharePoint؟

قبل مناقشة تلميحات وحيل مكتبة مستندات SharePoint ، دعنا أولاً نتعلم ما هو عليه بالفعل. مكتبة مستندات SharePoint هي نوع خاص من القوائم ولكنها تختلف عن القائمة العادية في العديد من الجوانب. في مكتبة مستندات SharePoint ، يمكنك حفظ مستنداتك ، مثل الصور والملفات وملفات PDF وما إلى ذلك. لذلك تُستخدم القوائم بشكل أساسي لتخزين البيانات وتستخدم مكتبات المستندات لتخزين أنواع مختلفة من الملفات. في مكتبة المستندات ، عند حفظ أي معلومات ، ستُعرف باسم عنصر. استمر في القراءة لمعرفة كيفية الوصول إلى إعدادات مكتبة مستندات SharePoint.

كيفية الوصول إلى إعدادات مكتبة مستندات SharePoint

اتبع الخطوات المذكورة أدناه للوصول إلى إعدادات مكتبة مستندات SharePoint:

1. انتقل إلى SharePoint على جهاز الكمبيوتر الخاص بك.

2. انقر على أيقونة الإعدادات في الزاوية اليسرى العليا.

3. اختر محتويات الموقع من القائمة.

4. بعد ذلك ، اختر مكتبة المستندات المفضلة.

5. انقر فوق رمز الترس مرة أخرى.

6. حدد إعدادات المكتبة.

اقرأ المقطع التالي للتعرف على أمثلة مكتبة مستندات SharePoint.

اقرأ أيضًا: أين توجد قائمة الأدوات في Outlook؟

أمثلة على مكتبة مستندات SharePoint

هناك العديد من أنواع مكتبات المستندات لحالات الاستخدام المختلفة. يمكنك استخدام أنواع مختلفة من القوالب حسب حاجتك ، وقد صممها SharePoint بحيث يكون هناك دائمًا شيء يتناسب مع متطلباتك. فيما يلي بعض أمثلة مكتبة مستندات SharePoint:

• مكتبة المستندات - هنا يمكنك تخزين المستندات ومشاركتها مع الآخرين.
• مكتبة الأصول - يمكنك تخزين ملفات أكبر مثل مقاطع الفيديو والصور وملفات الصوت في هذا النوع من المكتبات.
• مكتبة الصور - مكتبة الصور هي نوع خاص من الملفات حيث يمكنك حفظ الصور بسهولة.
• مكتبة الشرائح - هذه مكتبة مفيدة للغاية ويمكنك هنا مشاركة الشرائح. وعندما تحتاج إلى تقديمها في اجتماع ، يمكنك القيام بذلك بسهولة باستخدام Microsoft Powerpoint.
• مكتبة صفحات Wiki - هنا يمكنك حفظ صفحات الويب وأجزاء الويب التي تحتوي على صور ونصوص.
• من المكتبة - إنه مكان آمن لتخزين جميع النماذج والأوامر والتقارير .
• مكتبة صفحات الموقع - هذا نوع خاص من المكتبات حيث يمكنك تخزين صفحاتك .

نأمل أن يجيب هذا على سؤالك حول أمثلة مكتبة مستندات SharePoint.

اقرأ أيضًا: كيفية حل SharePoint تحرير جزء ويب غير مسموح به

حدود مكتبة مستندات SharePoint

نظرًا لأن مكتبة مستندات SharePoint لها ميزات رائعة ، فهناك أيضًا بعض القيود ويجب أن تكون على دراية بها أيضًا. فيما يلي بعض حدود مكتبة مستندات SharePoint:

• يمكنك فقط حفظ ما يصل إلى 30 مليون عنصر في قائمة أو مكتبة مستندات. ومع ذلك ، قد يبدو أنه أكثر من كافٍ. ولكن إذا كنت تدير شركة كبيرة ، وتستخدم قائمة SharePoint كمخزن أساسي للبيانات ، فحتى 30 مليونًا قد لا تبدو مشكلة كبيرة.
• يمكنك فقط رؤية 5 آلاف عنصر في عرض واحد.
• يحتوي SharePoint على نظام بحث قوي للغاية. ومع ذلك ، عندما يكون هناك الكثير من البيانات ، فقد يؤدي ذلك إلى نتائج خاطئة ولا يعمل بشكل صحيح.
• لا يمكنك استخدام المسافات عندما تعطي اسم SharePoint لمكتبة مستندات.

أفضل ممارسات هيكل SharePoint

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها لجعل تجربة SharePoint الخاصة بك شاملة. إن فهم ما تحتاجه وما هو غير مهم للغاية عندما يتعلق الأمر باستخدام شيء ما بشكل منتج. وبعد جعل حياتك أسهل ، يمكنك مشاركة تجربتك في قسم التعليقات حول كيفية تطبيقك للنصائح المشتركة أدناه وكيف استفادتك منها. ولكن قبل ذلك ، ألق نظرة على هذه النصائح والحيل الخاصة بمكتبة مستندات SharePoint.

1. أعط أسماء منطقية

شيء واحد يجب أن تضعه في اعتبارك هو SharePoint وأدواته للتعاون. هذا هو السبب في أن كل شيء تقوم بإنشائه لن تستخدمه أنت فقط ولكن أيضًا في متناول زملائك أو موظفيك. لذلك ، يجب عليك تسمية كل ملف منطقيًا. إذا أعطيت اسمًا محيرًا وقد لا يكون مفهومًا للآخرين ، فبدون السياق ، سيضيع الموظفون أو أقرانك الكثير من الوقت في مجرد اكتشاف محتويات مكتبة المستندات. لا تضيع وقت أقرانك ، ولكن استثمر وقتك لإعطاء اسم مناسب.

2. أنواع مختلفة من المكتبات

كما شاركنا هناك أنواع مختلفة من مكتبات المستندات. لذلك ، إذا كنت تقوم بتخزين جميع بياناتك في ملف واحد ، فهذا لا يحد من استخدام الأداة فحسب ، بل يجعل التجربة بأكملها سيئة نوعًا ما. لذلك ، نقترح عليك استخدام أنواع مختلفة من مكتبات المستندات للحفاظ على تنظيم البيانات. هذه واحدة من أفضل النصائح والحيل الخاصة بمكتبة مستندات SharePoint التي يمكنك اتباعها ضمن أفضل ممارسات SharePoint Structure.

3. استخدم إصدار المستند

عند حفظ مستند معين ، ربما تكون قد أدخلت بيانات خاطئة أو تالفة لسبب ما. في هذه الحالة ، من المحبط إنشاء المستند مرة أخرى. لذلك لتوفير وقتك وعملك الشاق ، يجب عليك دائمًا تشغيل تعيين الإصدار للمستند. بهذه الطريقة ، يمكنك استرداد الإصدار السابق من الملف. هذا هو أحد خيارات مكتبة مستندات SharePoint الأكثر ملاءمة.

4. استخدم العلامة الوصفية

يمكنك إنشاء مجلدات وحفظ المستندات الخاصة بك هناك. ومع ذلك ، فإننا ننصحك بإنشاء علامات وصفية لمستنداتك. يساعد هذا من بين خيارات مكتبة مستندات SharePoint المتبقية في البحث عن عنصر معين بسهولة. ولكن إذا كنت تستخدم المجلدات بدلاً من العلامات الوصفية ، فمن الصعب البحث عن ملف معين وسيستغرق منك المزيد من الوقت. لماذا ننصحك بتجنب المجلدات؟ إذا كنت تستخدم مجلدات ، فأنت تقصر التصنيف على نوع معين فقط. من ناحية أخرى ، تتميز العلامات الوصفية بالمرونة وتمنحك مجموعة من الخيارات المختلفة.

5. منح الإذن

إذا كنت مسؤولاً عن قسم معين وتتعامل مع مكتبة المستندات بواسطتك. ثم لا يضع ضغطًا كبيرًا على كتفيك فحسب ، بل يستهلك أيضًا مزيدًا من الوقت وغير فعال. إذا كنت تستخدم SharePoint ، فمن السهل جدًا منح الأذونات للآخرين. لهذا السبب سننصحك بالسماح أو تحرير أو إنشاء مكتبات مستندات جديدة للموظفين الآخرين أيضًا. لن يخفف الضغط على كتفك فحسب ، بل سيزيد أيضًا من إنتاجية مؤسستك.

6. عقد الخيول

قلنا للتو أنه يجب عليك مشاركة السلطة مع الآخرين لجعل عمل إدارة مكتبة المستندات أقل إرهاقًا. ومع ذلك ، إذا انضم متدرب أو موظف جديد إلى مؤسستك ، أو إذا كان موظفًا من قسم مختلف. هل يجب منحهم حق الوصول إلى مكتبة المستندات ومنحهم الصلاحية لتحريرها؟ كما قال أحدهم مرة ، مع القوة العظمى تأتي مسؤوليات كبيرة (من قال هذا الخط التعليق أدناه). لذلك ، يجب أن تمنح شخصًا قوة كبيرة دائمًا بحذر شديد. تحديد المسؤول ومن يحتاج إلى الأذونات والسماح لهم فقط.

7. اسم صحيح

هذه هي النصائح والحيل الأساسية لمكتبة مستندات SharePoint. كما قلنا سابقًا ، لا يمكنك استخدام مسافات بين الكلمات عند تسمية مكتبة مستندات. لذا ، هل يجب عليك استخدام رموز مختلفة لأن كتابة الاسم بأحرف صغيرة فقط سيؤدي إلى حدوث ارتباك؟ الجواب لا يجب عدم استخدام الرموز. دعونا نرى كيف سيبدو عند استخدام الرموز. بطة * بطة وانطلق. أليس هذا محيرا؟ نقترح عليك دائمًا استخدام الأحرف الكبيرة من أجل فهم أفضل. على سبيل المثال ، اكتب الاسم مثل هذا ، DuckDuckGo. هذا أمر غريب ولهذا يجب عليك استخدام هذه الحيلة لتسمية مكتبة المستندات بشكل صحيح.

8. لديك نوع واحد فقط من المحتوى

ننصحك بأن يكون لديك نوع واحد فقط من المحتوى لكل مكتبة. لا تخلط مع الأنواع الأخرى لأنها يمكن أن تسبب الارتباك. لا يسمح لك SharePoint بوضع علامة مجمعة عند تحميل ملف. لذا فإن وجود نوع واحد فقط من المحتوى يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا إذا كنت تريد إضافة علامات. سيساعدك أيضًا في العثور على مقالات مختلفة بسهولة. اتبع هذه التلميح لأفضل ممارسات هيكل SharePoint.

9. تنظيم المعلومات

تنظيم المعلومات مهم جدا. نظرًا لأن SharePoint عبارة عن نظام أساسي من Microsoft ، يمكنك بسهولة دمج تطبيقات Microsoft الأخرى واستخدامها مع SharePoint. أحد التطبيقات هو OneNote. يمكنك استخدام تطبيق تدوين الملاحظات هذا لتنظيم أفكارك الجديدة في مكان واحد.

10. اقرأ اقرأ اقرأ

يعد اكتساب المعرفة أمرًا مهمًا للغاية عندما تتعلم شيئًا جديدًا. إنه نفس الشيء عندما تريد استخدام SharePoint. إذا لم تتعرف على أدوات SharePoint المختلفة ، فلن يكون من الممكن استخدام النظام الأساسي بكفاءة. لذلك ، نقترح عليك دائمًا التعلم من مقالات المدونة أو إجراء دورات أو مشاهدة مقاطع فيديو YouTube للحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات.

مُستَحسَن:

• أين يتم تخزين بيانات Steam؟
• إصلاح خطأ إصدار ملف غير معروف Apex
• ماذا يحدث عندما أحذف نسخة iCloud الاحتياطية؟
• كيفية إنشاء قائمة SharePoint

نأمل أن تساعدك هذه المقالة في التعرف على تلميحات وحيل مكتبة مستندات SharePoint وإعدادات مكتبة مستندات SharePoint وأمثلة على مكتبة مستندات SharePoint. إذا كان لا يزال لديك أي أسئلة ، فلا تنس مشاركتها في قسم التعليقات وسيقوم فريقنا بالاعتناء بها. يمكنك أيضًا إخبارنا بالموضوعات التي تريد استكشافها بعد ذلك ، وسنحاول كتابة مقال مخصص حول ذلك. يمكنك أيضًا حفظ موقعنا في الإشارة المرجعية الخاصة بك للرجوع إليها في المستقبل. شكرا لقرائتك.