أفضل 10 أدوات عمل لتواصل الموظفين وإنتاجيتهم

موظف

لم يعد مكان العمل محصوراً بجدران مكتبك الأربعة. يكسر مكان العمل الرقمي الحدود الجغرافية حيث يتمتع الموظفون بحرية العمل من أي مكان وباستخدام أي جهاز وفي أي وقت. إن الحاجة إلى تنفيذ أدوات العمل لتحسين اتصالات الموظفين وإنتاجيتهم أصبحت محسوسة الآن أكثر من أي وقت مضى.

يُظهر الموظفون أيضًا اهتمامًا كبيرًا باستخدام هذه الأدوات. كشفت دراسة استقصائية حديثة أن 95 ٪ من السكان العاملين يفضلون استخدام أداة اتصالات تجارية جيدة بدلاً من الاجتماعات الشخصية. كل هذا صحيح منذ أن بدأ الوباء.

يمكن أن تؤدي الأدوات إلى اتصال الأعمال أو كسرها. على الرغم من أنه من المعتقد عمومًا أن الوصول إلى مجموعة واسعة من أدوات الاتصالات التجارية من شأنه أن يحسن بشكل كبير من تواصل الموظفين وإنتاجيتهم ، إلا أن هناك بعض التحديات التي يجب معالجتها. يجب أن تتأكد المنظمات من أن لديها خططًا للتعامل مع إجهاد الاجتماع ، وبطء اتصالات wi-fi ، وضعف التوازن بين العمل والحياة ، إلخ.

بالإضافة إلى ذلك ، يؤدي استخدام أدوات عمل متعددة إلى إنشاء صوامع اتصال ويقضي قدر كبير من وقت أعضاء الفريق في البحث عن المعلومات بدلاً من القيام بعمل منتج. بالنظر إلى مستوى المعلومات التي يتم إنشاؤها على أساس يومي ، فإن هذا غير فعال للغاية. تشير إحدى الدراسات الاستقصائية إلى أن ما يقرب من 20٪ من وقت العمل - أي ما يعادل يوم واحد في أسبوع العمل - يضيع من قبل الموظفين الذين يبحثون عن معلومات للقيام بعملهم.

لقد حددنا أفضل 10 أدوات عمل ستساعد الشركات على تحسين تواصل الموظفين وإنتاجيتهم.

1. كلاريتي

Clariti هي واحدة من أفضل تطبيقات الاتصال والإنتاجية المجانية للموظفين والتي تجلب جميع رسائل البريد الإلكتروني والمحادثات والمكالمات والمهام والمستندات ... في تطبيق واحد وتربط تلقائيًا العناصر ذات الصلة في TopicFolder. تستخدم Clariti مفهوم "TopicFolders" لتخزين جميع المعلومات ذات الصلة في مكان واحد بناءً على بعض السياق. يمكن استرجاع هذه المعلومات بسهولة والتعامل معها عند الحاجة. باستخدام TopicFolders ، يصبح تنظيم البيانات والعثور عليها أسهل بكثير وأقل تعقيدًا. من خلال تبسيط القدرة على تخزين واسترداد أي معلومات عند الحاجة ، يعمل TopicFolders على تسريع عملية اتخاذ القرار وإنتاجية الفريق.

تعتبر Clariti مثالية للشركات الصغيرة والمتوسطة لتعزيز اتصالات الموظفين وزيادة الإنتاجية. يتم استضافتها بشكل آمن على Amazon Web Services ، مما يوفر موثوقية كاملة ووقت تشغيل بنسبة 100٪ وأمان موثوق لجميع بيانات يوم العمل الخاصة بك.

2. هاي فايف

Highfive عبارة عن حل تعاقد ومؤتمرات فيديو قائم على السحابة يوفر للموظفين في الشركات عبر قطاعات الصناعة المختلفة منصة للتواصل ومشاركة المعلومات مع زملائهم ومديريهم. يسمح Highfive للمنظمين والمقدمين ببدء الاجتماعات وإدارتها من أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو الهواتف أو الأجهزة اللوحية ومشاركة الشاشات مع الجمهور في الغرفة أو عن بُعد عبر أجهزة Mac و Windows و Chrome OS و Linux و Android. يمكن للحاضرين الانضمام إلى الاجتماع عبر عناوين URL المخصصة Highfive ، والتي يشاركها المنظمون. يدعم Highfive التكامل مع تقويم Google و Outlook و Slack.

3. تايم دكتور

Time Doctor هو برنامج قوي لإدارة إنتاجية الموظفين تستخدمه الشركات وكذلك الشركات الصغيرة والمتوسطة لتحسين إنتاجية الموظفين وإدارة الوقت. سيسمح لك بمعرفة كيف يقضي فريقك يوم العمل لأنه ينشئ تقارير مفصلة للمدير والموظف. كما يسمح لك أيضًا بمنح كل موقع ويب أو تطبيق تصنيفًا بناءً على ما إذا كان للاستخدام المنتج أم لا. يمكن للمديرين أو المسؤولين تخصيص هذه التصنيفات لأي تطبيق أو موقع ويب وتطبيقها عبر مؤسستك بأكملها أو فريقك أو حتى موظفين معينين. يمكنك أيضًا توصيل Time Doctor بتطبيقاتك المفضلة لأنه يتكامل مع أكثر من 60 تطبيقًا.

4. أفازا

Avaza هي أداة لإدارة الأعمال تتضمن ميزات لإدارة المشاريع ، وجدولة الموارد ، والجداول الزمنية عبر الإنترنت ، وإدارة النفقات ، والفواتير عبر الإنترنت ، والفواتير المتكررة ، وعروض الأسعار والفواتير والمزيد. تتكامل Avaza أيضًا مع منصات الطرف الثالث لإدارة سير العمل. Avaza هو حل سحابي متكامل لشركات الخدمات المهنية وهو مدعوم على الأجهزة اللوحية والأجهزة المحمولة. يوفر النظام الأساسي تعاونًا في المشروع عبر الإنترنت مع العملاء ويسمح للمستخدمين بسحب وإسقاط المهام والملفات حسب الحاجة. يمكن عرض المهام في عرض القائمة أو لوحات Kanban أو مخططات جانت.

5. Aritic سرب

أداة المراسلة الفورية للتعاون الداخلي للشركة. ينقل Aritic Swarm تعاون الفريق إلى المستوى التالي من خلال خيار المراسلة الآمنة المشفر.

تجعل واجهة المستخدم الثرية ، جنبًا إلى جنب مع ميزات المراسلة الجماعية ، من بين أمور أخرى ، Aritic Swarm منصة انتقال للفرق التي تعتمد على شعار "العمل معًا".

إنه يجمع كل فرقك معًا في Aritic Swarm لتنسيق نمو الأعمال ودفعها.

يمكنك إنشاء غرف رسائل أو مجموعات بالإضافة إلى المشاركة في المراسلة بين شخصين. قم بتحميل مقاطع الفيديو والصور والمستندات وأي نوع آخر من الملفات ، واستخدم الرموز التعبيرية في الرسائل ، واكتب رسائل مشفرة بتنسيق HTML. نسّق الرسائل بخط عريض أو مائل أو يتوسطه خط للتأكيد على الجوانب المهمة لرسالتك.

6. الزنك

Zinc هو حل قائم على السحابة يساعد الموظفين الميدانيين على إنشاء اتصال ثنائي الاتجاه من خلال الرسائل النصية ومقاطع الصوت والمكالمات الصوتية أو مكالمات الفيديو. يسمح لقادة الأعمال بإرسال رسائل إذاعية مستهدفة إلى مجموعات موظفين محددة بناءً على الأقسام والمواقع والمهارات. يسهل Zinc التكامل مع الحلول الداخلية والجهات الخارجية ، بما في ذلك Google Drive و SharePoint و Dropbox. يمكن لأعضاء الفريق استخدام تطبيقات Android و iOS الأصلية لإنشاء اتصال عن بُعد.

7. الدائرة

Circuit هي أداة أعمال عبر الإنترنت مصممة لجمع الفرق معًا وتعزيز تعاون الفريق من خلال مساحات اجتماعات افتراضية وأدوات اتصال متكاملة. تساعد Circuit الفرق في بناء مجتمعات عبر الإنترنت لتعزيز مشاركة الأفكار والآراء والتعاون والتفاعل بين الفريق. تتضمن الدائرة مكالمات صوتية ومرئية عالية الدقة ، ورسائل الدردشة ، ومشاركة الشاشة ، ومشاركة الملفات ، وإمكانيات البحث السياقي ، وتخزين المحتوى والمحفوظات ، وغرف الاجتماعات الافتراضية. Circuit متوافق مع Chrome و Firefox و IE ومتوفر كتطبيق جوال عبر أجهزة Android و iOS.

8. روك

Rock هو حل للعمل عن بعد واتصالات جماعية يساعد الشركات على جدولة الاجتماعات والتعامل مع المشاريع والتعاون مع أصحاب المصلحة الداخليين أو الخارجيين. يمكّن التطبيق المديرين من تشغيل الحملات التسويقية وتخصيص الميزانيات وتعيين المشاريع لأعضاء الفريق وتتبع التقدم في الوقت الفعلي. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للفرق البعيدة استخدام تطبيقات الأجهزة المحمولة لعرض المهام المعينة وتتبعها والتفاعل مع أعضاء الفريق ومشاركة مستندات العمل باستخدام أجهزة Android و iOS. يسهل Rock التكامل مع تطبيقات Zoom و Google Drive ، مما يسمح للموظفين بإجراء اجتماعات عبر الإنترنت وتخزين المستندات في مستودع مركزي.

9. Swit

Swit عبارة عن نظام أساسي لإدارة التعاون مصمم لمساعدة الشركات على إنشاء المهام وتعيينها وإدارتها والتواصل مع الفرق في الوقت الفعلي. يمكّن النظام الأساسي المديرين من تحديد الأهداف وتتبع التقدم وتنظيم بيانات المشروع حسب الفريق والفئة والحالة والتقويم. يأتي Swit مزودًا بوظيفة الخط الزمني التفاعلية ، والتي تتيح للمسؤولين عرض مدة المشروع والمهام الفرعية وحالة الإكمال من خلال مخططات جانت. تتيح وظيفة الدردشة في Swit للفرق التواصل مع الأعضاء عبر الرسائل النصية ومشاركة مستندات الكلمات وملفات PDF والصور وملفات JPG.

10. هيبوكس

Hibox عبارة عن نظام أساسي للتعاون التجاري يدعم سير عمل فرق العمل من خلال الاتصالات الخاصة عبر الإنترنت. ملفوفًا داخل تطبيق واحد خفيف الوزن ، يبدأ Hibox بالاشتراك المستند إلى السحابة قبل أن يدعو المستخدم المسجل جهات اتصال أخرى للانضمام إلى الحساب عبر البريد الإلكتروني. يمكن أن تتمتع جهات الاتصال بإمكانيات محادثة داخلية آمنة حيث يمكن إنشاء تدفقات لفرق ومشاريع محددة ، أو إعلانات على مستوى الشركة تتم مشاركتها داخل الغرفة العامة. يتناسب التطبيق المشفر أيضًا بشكل جيد مع إعداد تكنولوجيا المعلومات الحالي مع خيارات التكامل للتخزين السحابي الشهير مثل Box و Dropbox و Google Drive. تم تحسين ميزات الدردشة العامة من خلال مكالمات الفيديو والمؤتمرات وجهًا لوجه ، مما يتيح الوصول بنقرة واحدة إلى اجتماعات الفريق الفورية أينما ومتى لزم الأمر.

11. فونج لحلول الأعمال

Vonage Business Solutions هو حل اتصالات قائم على السحابة ومناسب للشركات الصغيرة والمتوسطة الحجم. يوفر الحل نظام هاتف خاص بالعمل يمكّن الشركات من توصيل نظام هاتف VoIP بالأجهزة التي تدعم الإنترنت والتواصل عبر الرسائل النصية أو عبر الهاتف أو عبر مؤتمرات الفيديو. تشمل الميزات الأساسية الإعلان عن المكالمات والفحص ، وأجهزة متعددة على امتداد واحد ، وعدم الإزعاج بالإعدادات والمزيد. يوفر تطبيق الهاتف المحمول Vonage Business Solutions للمستخدمين طريقة أخرى للوصول إلى الخدمة. تقدم Vonage Business Solutions أيضًا مكونات إضافية لسطح المكتب لتخصيص النظام. يمكن للمستخدمين أيضًا دمج جهات الاتصال الخاصة بهم من Google و Outlook وأنظمة إدارة علاقات العملاء مثل Salesforce.

في مكان العمل اليوم ، يمكن أن يكون الاتصال الفعال أمرًا صعبًا ، ولكن باستخدام أدوات الاتصال المناسبة للموظفين ، يمكنك بسهولة التغلب على كل هذه التحديات. قم بالتسجيل في أي من أدوات الاتصال والإنتاجية من الجيل التالي للموظفين أعلاه ، وسوف تساعدك على إنشاء المزيد من الفرق التعاونية التي يمكنها العمل بشكل أكثر ذكاءً وأسرع.