7 نصائح سهلة للاستغناء عن الورق أخيرًا

(الصورة: seb_ra عبر Getty Images)

كم عدد قطع الورق الموجودة على منضدة المطبخ أو طاولة غرفة الطعام أو أي مكان آخر لا تنتمي إليه؟ هل تتمسك بالإيصالات في حال احتجت إليها مرة أخرى؟ هل هناك كومة من الأوراق من الطبيب البيطري التي تحتفظ بها في حال كنت بحاجة إلى أن تتذكر بالضبط الأدوية التي أخذها حيوانك الأليف قبل ثلاث سنوات؟ كل تلك الأوراق تنتظر الوقت الذي ستتمكن فيه من التعامل معها ، مهما كان ذلك يعني. (وهذا يعني إلقاء نظرة خاطفة على كل صفحة ثم دفعهم جميعًا في سلة إعادة التدوير.) حان الوقت للتخلص من الورق وكل الذنب الذي يتراكم معه. حان الوقت للتخلص من الأوراق.

لقد كنت خالية من الورق منذ ما يقرب من عقد من الزمان. لا أعني عدم وجود ورق في حياتي. ما زلت بحاجة إلى شهادة ميلادي الورقية ، بالطبع ، وأستخدم دفتر ملاحظات ورقيًا صغيرًا لفصل اللغة الذي أحضره. ومع ذلك ، بالنسبة للجزء الأكبر ، لا أتعلق بالورق. بدلاً من ذلك ، أقوم بمسح المستندات المهمة ضوئيًا إلى خدمة تخزين وأحتفظ بالملاحظات الرقمية في تطبيق تدوين الملاحظات. أكتب أيضًا قائمة المهام الخاصة بي وقائمة التسوق في هاتفي ، وأثبت توصيات المطاعم على خريطة عبر الإنترنت. هناك الكثير من الطرق البسيطة لإزالة الورق من حياتك.

التحول الرقمي أمر سهل. الجزء الصعب هو عدم السماح للورق بالبدء في التسلل مرة أخرى. إذا كنت مستعدًا للتخلص من معظم الورق في حياتك ، فإليك ما تحتاج إلى معرفته لتبدأ وتستمر.

1) ننسى الأعمال المتأخرة

قد يبدو الأمر غير منطقي ، ولكن الخطوة الأولى في عدم استخدام الأوراق هي نسيان أي تراكم ورقي تراكمت عليه بالفعل والتركيز بدلاً من ذلك على العادات الجديدة التي تحتاج إلى تبنيها لتتحول دون استخدام الأوراق بدءًا من الآن. لا تنظر إلى الوراء: اعتماد نهج المضي قدما.

ستصل إلى أكوام الورق الموجودة لديك يومًا ما - أو لا. في الوقت الحالي ، لا تدع هذه الأوراق تعيقك. الاضطرار إلى التعامل مع الأعمال المتراكمة يمكن أن يشعر بالارتباك ، وعندما يشعر الناس بالإرهاق ، فإنهم يماطلون. حتى نسيانها الآن. بدلاً من ذلك ، ضع جهدك في التأكد من عدم زيادة حجم الأعمال المتراكمة.

2) احصل على هذه التطبيقات الخمسة

هناك خمسة تطبيقات أو خدمات تحتاجها للاستغناء عن الأوراق. هم انهم:

• تطبيق قائمة المهام ،
• تطبيق مسح ضوئي ،
• خدمة تخزين عبر الإنترنت ، حيث ستضع ملفاتك الرقمية (المزيد حول هذا في لحظة) ،
• أدوات التوقيع الإلكتروني (يعد Adobe Acrobat مثالاً جيدًا) لتوقيع المستندات الرقمية دون طباعتها ، و
• خدمة توصيل المستندات لإرسال المستندات الرسمية دون طباعتها.

انظر توصياتي لكل نوع من أنواع التطبيقات هنا.

3) اختر خدمة التخزين

دعنا نتعمق أكثر في التطبيق الثالث ، خدمة التخزين ، لأنها أكثر تعقيدًا من التطبيقات الأخرى. خدمة التخزين هي المكان الذي ستحتفظ فيه بالإصدارات الرقمية من مستنداتك الورقية.

من الناحية المثالية ، تريد خدمة تخزين تتيح الوصول إلى ملفاتك بغض النظر عن مكان وجودك وتدعمها احتياطيًا. أحد الخيارات هو استخدام التخزين عبر الإنترنت وخدمة مشاركة الملفات ، مثل Dropbox أو Microsoft OneDrive.

هناك خيار آخر وهو استخدام خدمة مصممة خصيصًا للأشخاص الذين يرغبون في عدم استخدام الورق. أنيق وملفهذا مثالان. لديهم أدوات خاصة للأشخاص الذين لا يستخدمون الأوراق ، مثل القدرة تلقائيًا على تسمية وعلامة أنواع المستندات التي يتعرف عليها ، مثل الضرائب. يحتوي FileThis أيضًا على خدمة "جلب" تقوم تلقائيًا بنسخ المستندات المهمة التي يعثر عليها في حساب بريدك الإلكتروني.

بغض النظر عن الخدمة التي تختارها ، اختر واحدة والتزم بها حتى تتمكن من وضع جميع مستنداتك الرقمية في مكان واحد.

4) قم بالتسجيل للحصول على كشوفات البريد الإلكتروني والمدفوعات الرقمية

إذا كنت لا تزال تتلقى الفواتير والكشوف الورقية ، فقم بالتسجيل لاستلامها عبر البريد الإلكتروني بدلاً من ذلك حيثما أمكنك ذلك. إذا كنت لا تزال ترسل الشيكات بانتظام ، فتحقق مما إذا كان يمكنك التبديل إلى إجراء المدفوعات عبر الإنترنت بدلاً من ذلك.

بينما كرمت شركات المرافق والبنوك المدفوعات الرقمية لسنوات ، فإن آخر المعلقين الذين لا يقبلونها دائمًا هم أصحاب العقارات وشركات الإدارة. إذا كنت عالقًا في هذا المأزق ، فحاول توضيح أنهم سيحصلون على أموالهم بشكل أسرع وأكثر موثوقية عندما يقبلون المدفوعات الرقمية. حتى أصغر الشركات يمكنها قبول التحويلات المصرفية المباشرة برسوم قليلة أو معدومة. عندما يمكنك دفع جميع فواتيرك رقميًا بدلاً من الشيكات والأظرف ، فإنك تقترب خطوة واحدة من أن تكون بلا أوراق.

5) مسح وتقطيع

حان الوقت الآن للبدء في تطوير عادات جديدة. المسح الضوئي والتقطيع أو إعادة التدوير هو أكثر ما ستفعله على الأرجح. أفضل إجراء المسح الضوئي باستخدام تطبيق جوال ، ولكن يمكنك أيضًا استخدام ماسح ضوئي مكتبي أو وظيفة المسح على طابعة متعددة الوظائف.

ضع قاعدة لنفسك تسير على النحو التالي: عندما أحصل على قطعة ورق جديدة أحتاج إلى رقمنتها ، سأستخدم هاتفي لمسحها ضوئيًا على الفور ثم أضع الورقة في كومة إعادة التدوير أو التقطيع. والأفضل من ذلك ، تخلص منها مباشرة في آلة التقطيع. لماذا الانتظار؟

قد يكون من الصعب إجبار نفسك على اتباع هذه العادة. قد تقول "ليس لدي الوقت لفحص هذا الآن". تدرب على عادتك الجديدة عن طريق مسح مستند أو اثنتين من الأعمال المتراكمة لديك ، فقط لتجربتها. كم من الوقت تستغرق؟ ما التطبيق الذي استخدمته؟ قد تجد أيضًا أن مسح المستندات ضوئيًا في الضوء الطبيعي يتم بشكل أكثر سلاسة من القيام بذلك باستخدام الإضاءة الداخلية. بمجرد أن تتعرف على كيفية القيام بذلك ومقدار الوقت الذي تستغرقه ، قد يكون من الأسهل عليك المتابعة.

6) تطوير مهام سير العمل الأخرى

المسح والتقطيع هو أحد سير العمل. عندما تشعر بالراحة مع أسلوب حياتك غير الورقي ، ستجد أنك بحاجة إلى المزيد من مهام سير العمل لمواقف أخرى.

إليك مثال: عند شراء منتج جديد ، يمكنك التقاط صور لدليل المالك ، والإيصال ، والضمان ، والرقم التسلسلي ، أو أي معلومات أخرى ذات صلة. قم بتحميل تلك الصور إلى خدمة التخزين الخاصة بك ثم تخلص من الأوراق الدخيلة.

سير عمل آخر قد تقوم بإنشائه هو حفظ كومة من الأوراق التي تعتقد أنه يجب عليك تمزيقها ولكنك لست متأكدًا الآن ، ثم قم بمراجعتها في يوم مخصص. اختر وقتًا وتاريخًا ، سواء كان كل يوم سبت أو أول يوم أحد من الشهر ، واستخدم ذلك الوقت لمسح مكدسك.

قد ترغب أحيانًا في مسح الأوراق ضوئيًا مع الاحتفاظ أيضًا بالنسخ الأصلية ، في حالة شهادات التأمين ووثائق صاحب المنزل وما إلى ذلك. من خلال رقمنتها ، تقوم بإنشاء نسخة احتياطية وتضمن لك الوصول إلى المعلومات التي تحتوي عليها ، حتى لو لم تتمكن من الحصول على الأصل.

7) لا تفرط في التفكير

هناك بعض الوثائق التي سوف تتساءل عما إذا كنت تريد الاحتفاظ بالنسخ الأصلية أو رقمنتها وتمزيقها. عندما تواجه مكالمة صعبة ، لا تفرط في التفكير فيها. كونك بلا أوراق يجب أن يجعل حياتك أبسط وأسهل - وليس أكثر إرهاقًا. قم بتخزين النسخة الأصلية في مجلد أو غلاف أكورديون أو خزانة ملفات. لن يأتي أي شخص ويأخذ بطاقة Paperless Club الخاصة بك بعيدًا إذا تمسكت ببعض الأوراق.

السجلات الطبية صعبة ، حيث من المفترض أن تقوم برقمتها وتخزينها إلكترونيًا فقط إذا كان لديك نظام متوافق مع HIPAA. قد تقرر وضعها في مجلد أو غلاف أكورديون وتنخلها مرة واحدة في السنة بحثًا عن أي شيء جاهز للرمي.

بعد قولي هذا ، لا تتمسك أو تهتم برقمنة الأوراق التي ليس لها هدف. إذا كنت من النوع الذي يتشبث بالورق بجد معتقدًا أنك تفعل الشيء المسؤول ، فقد تشعر بالخوف من تمزيق أي شيء وإعادة تدويره. ولكن هل ستحتاج في أي وقت إلى هذا الإيصال مقابل شطيرة أو شرح لبيانات الفوائد منذ عامين؟ مزقهم واتركهم يذهبون.