5 نصائح لأسبوع عمل أكثر إنتاجية

إنه صباح الاثنين. كنت جالسًا على مكتبك لمدة ساعتين ولم تفعل أي شيء سوى مراجعة رسالة بريد إلكتروني إلى صديق ثلاث مرات تطلب منها مراقبة كلبك عندما تذهب في عطلة. مهلا ، هذا يحدث. وفجأة ، يوم الأربعاء بعد الظهر وما زلت لم تنجز أي شيء ملحوظ هذا الأسبوع. أين يذهب الوقت؟ لدينا جميعًا أسابيع عمل كهذه. هل يمكنك قلبها؟

إذا كان لديك بعض النصائح والحيل التي يمكنك سحبها من حقيبة الإنتاجية الخاصة بك ، فقد تتمكن من إنقاذ إنتاجيتك هذا الأسبوع حتى الآن. يمكن أن تساعدك نصائح الإنتاجية الخمس هذه في العودة إلى المسار الصحيح هذا الأسبوع والحفاظ على تركيزك في المستقبل.

1. قم بعمل روتين صباحي يرشدك

"قم بأصعب مهمة لك أولاً". لقد سمعت هذه النصيحة من قبل ، أليس كذلك؟ إنه غير مفيد على الإطلاق! قد يكون الأمر كذلك ، "حشد كل قوة إرادتك وأجبر نفسك على فعل شيء لا تريد القيام به." جي ، شكرا.

بدلاً من ذلك ، قم بإنشاء روتين صباحي يرشدك إلى المهمة التي تعرف أنه يجب عليك القيام بها. لا يجب أن تكون أصعب مهمة لك أيضًا. لكن ضع نيتك على شيء ما. هذا مثال:

• اصنع فنجان من القهوة،
• اجلس على مكتبك ،
• افتح تطبيق قائمة المهام وحدد هدفك من خلال تحديد المهمة التي يجب التركيز عليها ،
• ضع علامة على هذه المهمة كأولوية عالية ، و
• اجمع الأدوات التي تحتاجها للقيام بالمهمة أمامك ، سواء كان ذلك يعني فتح الملفات والبرامج أو العثور على رقم هاتف.

لا يوجد أي من الإجراءات في هذا الروتين صعبًا ، ومع ذلك فقد قاموا بإعدادك للقيام بالمهمة التي تريد القيام بها. إنه أفضل بكثير من الاعتماد على قوة الإرادة وحدها.

تأكد من جعله روتينًا - شيء تفعله بشكل معتاد. ابدأ بشيء سهل وممتع ، مثل صنع القهوة أو الشاي أو تشغيل الموسيقى أو ضبط الإضاءة. إذا كنت تتطلع إلى بدء الروتين ، فقد يجعل كل ما يأتي بعد ذلك أسهل قليلاً.

2. حفظ حتى عملك مشغول

حفظ تقارير النفقات ، مسح مكتبك ، مسح المستندات ضوئيًا ، تنظيف صندوق الوارد الخاص بك - هذه كلها أعمال روتينية يجب القيام بها. هل أقنعك أحدهم بأنه لا يجب عليك القيام بهذه الأنواع من المهام لأنها قليلة القيمة؟ هل أخبرت نفسك أن هذه المهام تجعلك تشعر بالإنتاجية فقط على الرغم من أنك لست منتجًا حقًا؟ هجواش.

بادئ ذي بدء ، هذه المهام لها قيمة. في المخطط الكبير للأشياء ، قد تكون قيمتها أقل من قيمة مهامك الرئيسية ، لكنها ليست صفرًا. أنت ملزم تجاه زملائك في المحاسبة لإكمال تقارير المصروفات في الوقت المحدد. يؤدي إفراغ بريدك الوارد اليوم إلى تجربة أكثر سلاسة في فرز البريد الإلكتروني غدًا. إذا كنت لا ترى كومة من الأوراق في مكان قريب ، فلا يمكن أن تشتت انتباهك.

ثانيًا ، يعد حفظ هذه المهام وتنفيذها في الوقت المناسب استراتيجية منتجة للغاية لإدارة الوقت. لدينا جميعًا مراحل خلال أسبوع العمل عندما نكون قادرين على التركيز وغير قادرين على التركيز. لا يتطلب تقديم تقرير المصاريف الكثير من التركيز. لذا احفظ هذه المهمة للوقت الذي تكون فيه قدرتك على التركيز منخفضة. من التاسعة إلى الخامسة ، غالبًا ما يكون بعد ظهر يوم الجمعة هو أفضل وقت لري النباتات ، وتقديم الأوراق ، والقيام بأي أعمال أخرى تحتاج إلى القيام بها.

3. الاعتماد على الطماطم من أجل التحفيز

ماذا تفعل عندما تعلم أن الوقت قد حان للقيام بمهمة معينة ، ولكن يبدو أنك لا تستطيع البدء؟ عندما أكون في أدنى نقطة تحفيزية ، أنتقل إلى الطماطم.

تقنية بومودورو هي طريقة عمل تساعد الناس على تخطي نقص الحافز. سميت على اسم مؤقتات المطبخ القديمة التي كانت على شكل طماطم ؛ بومودورو إيطالي للطماطم. ابتكر المؤلف والمستشار فرانشيسكو سيريلو الطريقة كطالب جامعي ووصفها لاحقًا (وعلامة تجارية عليها) في كتابه الذي يحمل نفس الاسم. يمكنك ضبط عداد الوقت لمدة 25 دقيقة تقريبًا والعمل على المهمة التي بين يديك حتى تنفد. ثم تعيد ضبط المؤقت لمدة خمس دقائق وتأخذ استراحة قصيرة. تكرر الدورة عدة مرات وفي النهاية تأخذ استراحة أطول.

في المرة التالية التي يبدو أنك لا تستطيع فيها البدء في مهمة ما ، تحقق مما إذا كان الالتزام بها لمدة 25 دقيقة فقط يجعلك تتخطى الحدبة. ثم اضبط مؤقتًا واحصل على تكسير. لا تحتاج إلى مؤقت طماطم ، حيث يمكنك الآن استخدام تطبيق أو ملحقات متصفح مصممة لهذه التقنية. أنا أحب واحدًا يسمى Strict Workflow. عادةً ما تأتي امتدادات المستعرضات المستوحاة من تقنية بومودورو مع أدوات حجب عناوين URL التي تمنعك من الذهاب إلى Twitter أو Facebook أو Pinterest أو ESPN أو غيرها من مواقع المتعة المذنبة أثناء محاولتك العمل.

تم ترشيحها بواسطة المحررين لدينا

هل تريد إنجاز المزيد؟ تتبع وقتك بشكل أفضل باستخدام هذه الأساليب المثبتة

11 نصيحة لإدارة البريد الإلكتروني بشكل أكثر كفاءة

4. خذ اجتماعات أثناء وقت الركود

أسوأ طريقة لجدولة الاجتماعات هي الاختيار في أي وقت تكون فيه متفرغًا. ساعات اليوم ليست متساوية. بعض هذه الساعات هي الأوقات التي من المحتمل أن تتمتع فيها بالطاقة ، وتشعر بالتركيز ، وتكون قادرًا على إيجاد دافعك. تحتاج إلى حماية تلك الساعات حتى تتمكن من التعامل مع أصعب الأعمال بعد ذلك. لا تمنح تلك الساعات لمن يرغبون في عقد اجتماعات.

بدلاً من ذلك ، حدد وقتًا افتراضيًا من اليوم عندما تكون متفرغًا للاجتماعات. في أي وقت من اليوم تميل إلى الركود؟ يجب أن تكون ساعات الركود هي وقت الاجتماع الافتراضي.

قلة من الناس لديهم سيطرة كاملة على وقت انعقاد الاجتماعات. إذا دعاك رئيسك في العمل إلى اجتماع ، فعليك الذهاب في الوقت الذي تختاره. عندما تتحكم في وقت الاجتماع ، على سبيل المثال ، عندما يسألك شخص ما عندما تكون متفرغًا ، امنحه خيارات تتماشى مع فترات الركود. بهذه الطريقة تحافظ على ساعات التركيز العالي للعمل الذي يتطلب تركيزًا عاليًا.

لا تختلف هذه النصيحة عن تلك التي قد تكون سمعتها من قبل: امنع عدة ساعات من التقويم الخاص بك كل يوم للعمل شديد التركيز. هذا هو الفرق. قلة من الناس تقطع الوقت بالفعل ، في حين أن جدولة الاجتماعات أثناء فترات الركود هو شيء قد تفعله بالفعل.

5. تخلص من أي نصيحة متعلقة بالإنتاجية لا تناسبك

البشر يحتويون على جموع. لا أحد يستطيع أن يعرف مدى تشابههم أو اختلافهم عن شخص آخر. حيث نجد الحافز ، وما يساعدنا على الاستمرار في التركيز ، وما يجعلنا نشعر بالإحباط ، وكيف نقوم بإعادة الشحن ، كلها أمور فريدة لكل منا. يمكننا التطلع إلى العلم لمعرفة نوع النصائح أو النصائح المتعلقة بالإنتاجية التي تناسب معظم الأشخاص ، لكن لا يمكننا أبدًا معرفة ما يصلح لنا حتى نجربه.

كتبت مونيك فالكور ، المدربة التنفيذية والمساهمة في Harvard Business Review ، مقالة ثاقبة مع نصائح للأشخاص الذين يكرهون نصائح الإنتاجية. إنه للأشخاص الذين يجدون الدافع من خلال النظر إلى الداخل في نواياهم بدلاً من النظر إلى الخارج في قائمة مهامهم. إنه للأشخاص الذين لا يتعاملون مع مؤقتات الطماطم ويشعرون بتحسن تجاه أنفسهم لإحراز تقدم جيد في مهمة بدلاً من الانتهاء منها في موعد نهائي تعسفي.

مع وضع كل ذلك في الاعتبار ، تخلص من أي نصائح متعلقة بالإنتاجية لا تناسبك. جربهم ، لكن ارمهم جانبًا إذا لم يتناغموا مع شخصيتك. لا يوجد نقص في النصائح والاستراتيجيات المتعلقة بالإنتاجية. لا تشعر أنك فشلت إذا لم يعمل بعضها من أجلك. ركز على أولئك الذين يفعلون ذلك.