أنجز المزيد: جرب هذه النصائح العشر البسيطة للحصول على قوائم مهام أفضل
نشرت: 2022-01-29ما مدى فعالية قائمة المهام الخاصة بك؟ هل يساعدك في التخطيط ليومك؟ هل يدفعك إلى تحديد أولويات المهام الصحيحة؟ أم أنها قائمة لا تنتهي بالأشياء التي تشعر بالذنب لأنك لم تفعلها بعد والآن لن تقوم بأي منها؟ يجب أن تخدمك قائمة المهام الجيدة. لا يجب أن تكون تحت رحمته.
تضعك أفضل قوائم المهام في الاتجاه الصحيح كل يوم وتساعدك على التركيز على المهام الأكثر أهمية. باستخدام الاستراتيجيات الصحيحة ، يمكن أن تساعدك قائمة المهام على تحقيق أهداف أكبر أيضًا. إليك ما تحتاج إلى معرفته لجعل قائمة المهام الخاصة بك تعمل من أجلك.
1. اختر التطبيق الصحيح (أو الورق)
الخطوة الأولى في عمل قائمة مهام أفضل هي تحديد مكان الاحتفاظ بها. من المهم أن تحب التطبيق أو الكمبيوتر الدفتري الذي تستخدمه لقائمة مهامك ، وإلا فقد لا تلتزم به.
لاحظ كيف قلت "دفتر"؟ في حين أن هناك العديد من الفوائد لوضع قائمة المهام الخاصة بك في أحد التطبيقات (وسأقوم بإدراجها في لحظة واحدة) ، فلا حرج في الورق! إذا كان الورق يعمل من أجلك ، فهذا رائع. وبالمثل ، فإن جدول البيانات البسيط أو مستند معالجة الكلمات جيد أيضًا. استخدم الأداة المناسبة لك.
تتمتع قوائم المهام الرقمية بالعديد من المزايا مقارنة بالورق ، ومن الجيد على الأقل معرفة ماهيتها ، حتى لو انتهى بك الأمر باستخدام الورق. بعض المزايا هي:
من السهل تعديلها ، مما يعني أنه يمكنك تحديث المعلومات بسرعة ،
لديهم تذكيرات مدمجة ،
من الصعب جدًا فقدها لأن القائمة نفسها عادةً ما يتم حفظها في السحابة ،
يمكنك فرز المهام حسب الأولوية أو تاريخ الاستحقاق أو أبجديًا و
يمكنك تعيين مهام لأشخاص آخرين والحصول على إشعار عند إكمالهم لها.
إذا كنت في السوق للحصول على تطبيق قائمة مهام ، فما هو الأفضل؟ بعد أن اختبرت العشرات منها ، أميل إلى التوصية بتودويست وأسانا وأشياء أكثر من غيرها. لكن هناك العديد من الخيارات الأخرى. يعد OmniFocus مفيدًا للأشخاص الذين يضيفون الكثير من التفاصيل إلى مهامهم. يتحدث Trello إلى أشخاص مدفوعين بصريًا. يعمل Microsoft To Do بشكل جيد مع Office و Windows 10. تعد Google Tasks رائعة لتكامل Google Workspace. قد تلفت Habitica انتباهك إذا كنت تحب التلعيب. وما إلى ذلك وهلم جرا.
2. اصنع أكثر من قائمة واحدة
لا يجب أن يكون لديك قائمة مهام واحدة فقط. يجب أن يكون لديك عدد قليل من القوائم التي تغطي الفئات الرئيسية في حياتك ، مثل مهام العمل ، والمهام الشخصية ، والأعمال المنزلية. يساعدك وجود أكثر من قائمة على التركيز. عندما تكون في العمل ، لا تريد أن تشتت انتباهك بقائمتك الشخصية. عندما تكون في المنزل ، لا تريد أن تثقل كاهل التفكير في مسؤوليات عملك.
لا تتراجع. قم بعمل قوائم لكل ما تفكر فيه! منها مفيدة سوف تبقى. يمكنك إلغاء أي شيء ينتهي به الأمر إلى كونه غير مفيد لك.
بعض الأفكار الأخرى هي:
التسوق،
يومًا ما (حيث تدون المهام غير المهمة التي قد تقوم بها يومًا ما) ،
عطلة نهاية الأسبوع (لأي شيء تريد القيام به في عطلة نهاية الأسبوع ولكن لا تريد أن تشتت انتباهك خلال الأسبوع) ، و
الأعمال المنزلية للأطفال.
تذكر أنه يمكنك إضافة قوائم جديدة أو إعادة تسميتها في أي وقت.
3. اكتب المهام الخاصة بك في أقرب وقت كما تفكر فيها
عندما تظهر مهمة جديدة في رأسك ، اكتبها في أسرع وقت ممكن. إن إضافة المهام عند التفكير فيها يمنعك من التركيز عليها. بمجرد كتابتها ، لن تحتاج إلى تذكرها بعد الآن ، حتى تتمكن من تطهير عقلك من الفكر.
إذا كان تطبيق المهام لديك يحتوي على اختصار لوحة مفاتيح لإضافة مهمة جديدة ، فتعرّف عليها. إذا كان التطبيق الخاص بك يحتوي على اختصار للهاتف المحمول ، فقم بإعداده.
بالنسبة لأولئك الذين يستخدمون الورق ، احتفظ بقليل من قصاصات الورق بالقرب منك أثناء عملك لتدوين الأفكار المشتتة بسرعة ثم نسخها في قوائم المهام الرسمية الخاصة بك عندما يكون ذلك مناسبًا.
4. تعيين تواريخ الاستحقاق
في أي وقت يكون لمهمة ما تاريخ استحقاق ، قم بإضافتها. تساعدك معرفة موعد استحقاق المهام على تحديد الأولويات.
لا تحتاج كل مهمة إلى تاريخ استحقاق صارم وسريع ، ولكن في بعض الأحيان يساعد في إضافة مهمة على أي حال لسببين.
أولاً ، تتيح لك معظم تطبيقات المهام معرفة ما يجب القيام به اليوم وغدًا وفي وقت لاحق من الأسبوع ، بغض النظر عن القائمة التي توجد بها. وبهذه الطريقة ، يمكنك رؤية كل شيء مستحق اليوم والتعرف على كيفية سير اليوم . قد تستغرق أيضًا بعض الوقت لإعادة جدولة بعض المهام إذا كنت تشعر بالإرهاق بمجرد النظر إلى كل شيء مستحق خلال الأسبوع المقبل.
ثانيًا ، من خلال تعيين تواريخ الاستحقاق لمهامك ، فأنت تخطط بشكل فعال لأسبوعك ، وهي استراتيجية ممتازة لإدارة الوقت.
5. قم بمراجعة قوائم المهام الخاصة بك يوميًا
ابدأ كل يوم بإلقاء نظرة على قائمة المهام الخاصة بك وتقييم ما إذا كانت معقولة. ثم قم بمراجعتها.
إذا كان لديك الكثير من المهام المجدولة لهذا اليوم وتعلم أنك لن تحصل عليها جميعًا ، فأنت تهيئ نفسك للفشل.
6. حدد نفسك في 3-5 مهام يوميًا
ما هو حد مهمتك اليومية؟ يعتمد ذلك على أنواع المهام التي تكتبها ومدى صعوبة إكمالها.
بالنسبة لمعظم الناس ، أوصي بالبدء بقصر نفسك على ثلاث إلى خمس مهام في اليوم. قد لا يبدو الأمر كثيرًا ، ولكن إذا ركزت على تدوين أهم ثلاثة أشياء تحتاج إلى القيام بها اليوم ، فقد تجد أن هذا كثير بالفعل.
لماذا لا تكتب المزيد؟ إذا قمت بتدوين عدد كبير جدًا من المهام ولم تصل إليها جميعًا ، فيجب عليك تأجيلها إلى يوم آخر. هذا يعني إعادة ترتيب الأولويات وتغيير قائمتك ، وهو عمل غير ضروري يسبب التوتر ويمكن أن يشعر بهزيمة الذات.
من خلال وجود عدد صغير من المهام ، من المرجح أن تنهيها. كلما أنهيت جميع مهامك ، شعرت بشكل أفضل تجاه قوائم المهام بشكل عام. هذا الشعور الإيجابي يمكن أن يدفعك للمضي قدمًا.
يجب أن تكون مهامك من ثلاث إلى خمس أشياء مهمة يجب عليك القيام بها. ولا ينبغي أن يكون أكثر من اثنين منهم مهام روتينية ، مثل تناول الأدوية اليومية. ركز على نيتك لهذا اليوم. هذا ما يجب عليك كتابته.
بمرور الوقت ، تتبع عدد المهام التي تقوم بفحصها كل يوم (أفضل تطبيقات المهام تتعقبها لك) وستحصل على فكرة عن العدد الصحيح من المهام بالنسبة لك ، في حال لم يكن من ثلاث إلى خمس مهام.
7. ضع المهام على قائمة المهام الخاصة بك ، وليس الأهداف
ما تكتبه في قائمة المهام الخاصة بك مهم. ضع المهام في قوائمك ، بدلاً من الأهداف والغايات. للقيام بذلك ، تحتاج إلى معرفة الفرق بينهما.
الأهداف هي إنجازات الصورة الكبيرة أو النتائج المرجوة. عادة ما يكون من الصعب تحديدها. مثال على ذلك هو "إتقان اللغة الهندية". لن يكون وضع ذلك في قائمة المهام الخاصة بك فعالاً للغاية.
تم ترشيحها بواسطة المحررين لدينا
الأهداف هي علامات على الطريق للوصول إلى الهدف. من الأسهل بكثير الخلط بين هذه المهام والمهام لأن الأهداف أكثر تحديدًا وقابلية للقياس الكمي. مثال على الهدف هو "التمكن من إجراء محادثة باللغة الهندية حول أفلامي المفضلة لمدة ثلاث دقائق."
إذن ما هي المهام؟ المهام هي الإجراءات التي تتخذها للوصول إلى هدف. كسر هدف ولديك المهام الخاصة بك. غالبًا ما تكون أحداثًا فردية (على الرغم من إمكانية تكرارها). قد تكون المهمة "تعلم ثلاثة أفعال هندية جديدة" أو "دراسة اللغة الهندية لمدة 30 دقيقة."
المهام - وليس الأهداف أو الأهداف - هي ما تنتمي إلى قائمة المهام اليومية.
8. اجعل الأهداف والغايات منفصلة
في عالم مثالي ، ستكون العديد من المهام التي تنجزها كل يوم سعياً وراء هدف أكبر. يجب أن تعرف ما هي أهدافك ، لكنك لست بحاجة إلى كتابتها في قائمة المهام اليومية.
بدلاً من ذلك ، اكتب أهدافك وغاياتك في مكان آخر. قد يكون لا يزال في تطبيق قائمة المهام أو دفتر الملاحظات ، ولكن ليس في القائمة التي تنظر إليها كل يوم. الأماكن الأخرى التي يمكنك تدوين الأهداف فيها هي دفتر يومياتك أو تطبيق تدوين الملاحظات.
أشر إلى أهدافك من وقت لآخر. تحقق منها وقم بمراجعتها. فقط لا تدعهم يشتت انتباهك عن الأشياء المحددة التي تحتاج إلى القيام بها اليوم.
9. انظر في قائمة المهام الخاصة بك في كثير من الأحيان
القائمة التي يتم النظر إليها هي قائمة مستخدمة. ترشدك قائمة المهام الفعالة طوال اليوم ، مما يعني أنك بحاجة إلى إلقاء نظرة عليها كثيرًا. انظر إليه كل صباح للاستعداد العقلي لليوم القادم. انظر إليه بعد الغداء حتى تعرف ما الذي تحتاج إلى التركيز عليه لبقية اليوم. راجعه في نهاية اليوم لإعادة جدولة المهام التي فاتتك.
اعتد على النظر في كل ما خططت له للأسبوع القادم مقدمًا حتى تتمكن من التخطيط بشكل أفضل لوقتك وإجراء التعديلات.
خلال النهار ، إذا بدأت تشعر بالضياع فيما تفعله أو كنت بحاجة إلى استراحة منه ، فراجع قائمة مهامك عن شيء صغير وسهل (مهمة أقل تطلبًا ولا تتطلب تركيزًا كبيرًا) يمكن معالجته في هذه الأثناء.
كلما نظرت إلى قائمتك ، زادت ثقتك فيها. فكلما زاد ثقتك به ، قل ما عليك تذكره للمهام التي يجب عليك القيام بها. كلما قل ما عليك تذكره ، كلما حررت عقلك للتركيز على المهمة التي بين يديك.
10. اجعل قائمة المهام الخاصة بك قابلة للفحص
إذا نظرت إلى قائمة مهامك كثيرًا ، فسوف تدرك بسرعة مدى فائدة رؤية ما تحتاجه في لمح البصر.
استخدم لغة صارمة أو اختصار لكتابة المهام الخاصة بك. تحتوي العديد من التطبيقات على تصنيفات ذات أولوية ونجوم وعلامات وتفاصيل أخرى يمكنك إضافتها إلى المهام المهمة لإبرازها. قم بترميز مهامك بالألوان إذا كان ذلك يساعدك. قم بتطبيق الرموز التي تمنحك مزيدًا من المعلومات حول المهمة ، مثل ما إذا كانت تتطلب مكالمة هاتفية أو تتعلق بالرعاية الصحية. بغض النظر عن مدى سرعة إلقاء نظرة على قائمة المهام الخاصة بك ، يجب أن تكون قادرًا على جني الكثير من المعلومات حول ما يجب القيام به.
تحقق من تلك الصناديق
تقع قائمة المهام الرائعة في صميم الإنتاجية الشخصية. إنه لمن دواعي سروري العثور على تطبيق لإدارة المهام والعملية التي تناسبك. يمنحك التحقق من العناصر الموجودة في قائمتك شعورًا بالإنجاز وهو عنصر أساسي في التنظيم. يجعل نظام المهام الموثوق به الحياة أسهل وأقل إجهادًا.