10 نصائح Trello مضمونة لتجعلك أكثر إنتاجية

Trello هو تطبيق بنمط كانبان يساعدك في تنظيم وتتبع العمل والأفكار وجميع أنواع المعلومات أو المهام ، إما بنفسك أو ضمن مجموعة. يحتوي هذا التطبيق على واحدة من أكثر التجارب سهولة في الاستخدام التي ستجدها عندما يتعلق الأمر بالبدء. من السهل جدًا أن تبدأ ، في الواقع ، قد لا تمد أجنحتك أبدًا وتتعلم المزيد حول ما يمكن أن يفعله تطبيق التعاون هذا.

تم تصميم نصائح Trello العشر هذه لمساعدتك على معرفة المزيد ، ومن خلال ذلك ، ربما تجد استخدامات أخرى للوحات كانبان.

1. أتمتة المهام عن ظهر قلب مع بتلر

هل تقوم دائمًا بأرشفة بطاقة Trello بعد نقلها إلى قائمة "تم"؟ هل يعني وضع بطاقة جديدة على السبورة بالضرورة أنها يجب أن تبدأ بعلامة "قيد التقدم"؟ عندما تحتوي لوحاتك وبطاقاتك على إجراءات يمكن التنبؤ بها تتبع دائمًا بعض الإجراءات الأخرى ، يمكنك استخدام ميزة تسمى Butler لأتمتتها.

فيما يلي مثال آخر: عندما أقوم بإنشاء بطاقة جديدة في قائمة "المهام المطلوبة" ، أضف قائمة التحقق "الخطوات". بعض الإجراءات الأخرى التي يمكن لـ Butler اتخاذها هي تغيير تاريخ الاستحقاق ، وإضافة متنازل إليه ، ونقل البطاقة أو أرشفتها.

يُعد Butler أحد أحدث الميزات في Trello. لا يعتبر تعزيزًا للطاقة ، وهو متاح لجميع أنواع الحسابات ، بما في ذلك Trello Free.

2. قم بتثبيت تطبيق سطح المكتب للحصول على الميزات المضافة

ربما بدأ مستخدمو Trello المخضرمون في استخدام تطبيق الويب وتمسكوا به دائمًا ، حيث رأوا أنه يعمل بشكل جيد. يقدم Trello تطبيقًا لسطح المكتب لنظامي macOS و Windows ، ومع ذلك ، هناك بعض المزايا لتثبيتها.

أولاً ، تمنحك تطبيقات سطح المكتب إشعارات محسّنة قليلاً ، مثل إشعارات أيقونة التطبيق في macOS ، والتي لا تحصل عليها إذا كنت تستخدم Trello في متصفح. ثانيًا ، يمكنك إنشاء اختصارات لوحة مفاتيح مخصصة للوصول إلى التطبيق وتشغيل مربع حوار الإضافة السريعة. ستجد المزيد من اختصارات لوحة المفاتيح الافتراضية لـ Trello على سطح المكتب أيضًا. أخيرًا ، يحصل مستخدمو Mac على المزيد من الاختصارات عبر Touch Bar ، في حال لم تكن من محبي اختصارات لوحة المفاتيح.

3. توفير الوقت والتبسيط باستخدام القوالب

يحتوي Trello على قوالب ، يتم توفير بعضها بواسطة Trello وبعضها تم إنشاؤه بواسطة أعضاء Trello الآخرين. أحد أسباب استكشافها والتفكير في استخدامها هو أنك تشعر أنك لم تفهم مطلقًا إمكانات Trello الكاملة. تخبرك القوالب وتوضح لك كيفية استخدام الأشخاص الآخرين للتطبيق.

سبب آخر لاستخدام القوالب هو توفير الوقت وتبسيط عملياتك. على سبيل المثال ، لنفترض أن فريقك قد بدأ في إعداد وتتبع OKRs. يمكنك استخدام قالب OKR في كل مرة تقوم فيها بتعيين OKRs جديدة ؛ أو يمكن أن يكون لديك أقسام أو أعضاء فريق مختلفون يستخدمون جميعًا نفس القالب لتعيين وتتبع OKRs الخاصة بهم. بهذه الطريقة ، لا يتعين على كل شخص أو فريق تحديد طريقته الخاصة لتتبع OKRs ، وسيكون لديك المزيد من التوحيد بين النتائج. يساعد التوحيد الجميع على قراءة OKRs الخاصة ببعضهم البعض وفهمها بسرعة ، وبالتالي فإن المعلومات ليست شفافة للجميع فحسب ، بل يسهل فهمها أيضًا.

4. قم بتوصيل البطاقات واللوحات بالبطاقات الأخرى

عند إرفاق ملف بـ Trello ، فإن أحد الخيارات هو إرفاق بطاقة أو لوحة أخرى لديك في Trello. بمعنى آخر ، إذا كنت تقوم بتحرير البطاقة A ، وكانت البطاقة B مرتبطة ، يمكنك إرفاقها ثم مشاهدة معاينة للبطاقة B داخل البطاقة A. عند النقر فوق معاينة البطاقة B ، فإنها تفتح البطاقة B.

لإرفاق بطاقة ، انقر فوق الزر للمرفقات. اختر Trello كمصدر. عندما تظهر قائمة بجميع البطاقات واللوحات المتاحة ، اختر ببساطة البطاقة التي تريدها.

إليك سيناريو قد يكون مفيدًا فيه. تخيل أنك كاتب وتستخدم لوحة Trello لتتبع أفكار المقالات التي لديك ، والأفكار التي قدمتها ، والأفكار التي تكتبها حاليًا. إذا كان لديك مقالتان مرتبطتان يجب نشرهما في نفس الوقت لأنهما يشيران إلى بعضهما البعض ، فمن المنطقي ربط هذه البطاقات. بهذه الطريقة ، يمكنك بسهولة مراقبة تقدم أحدهما أثناء العمل على الآخر. والأهم من ذلك ، أنه لن يفوتك أن ترسل المقالتين في وقت واحد. اقرأ بعض الأمثلة الأخرى عندما يكون من المنطقي استخدام هذه الخدعة في منشور مدونة Trello على البطاقات واللوحات المرتبطة.

5. إضافة صور الغلاف

إذا لم تكن قد استخدمت Trello منذ فترة ، فإن القدرة على تعيين صورة غلاف هي تجربة محسّنة كثيرًا. في الماضي ، كان Trello يستخدم تلقائيًا الصورة الأولى التي قمت بتحميلها على البطاقة كصورة غلافها ، أو الصورة متوسطة الحجم التي تراها للبطاقة في عرض اللوحة. كان الأمر مؤلمًا إذا قمت بإرفاق ملف صورة لا تريد إظهاره كغلاف ، أو إذا كنت تريد صورة غلاف لعرض اللوحة ولكن لم يكن لديك شيء جاهز لإرفاقه.

تم حل هاتين المشكلتين الآن لأنه يتم التعامل مع صور الغلاف بشكل منفصل عن المرفقات. يمكنك تحميل غلاف مخصص دون أن يؤثر ذلك على الصور الأخرى التي ترفقها. بالإضافة إلى ذلك ، أضاف Trello حقل بحث حيث يمكنك البحث عن صور خالية من الترخيص لإضافتها كغلاف حتى لا تضطر إلى القيام بالأعمال الشاقة بنفسك. يمكنك الآن كتابة بضع كلمات في مربع البحث ، والاطلاع على بعض معاينات التطابقات المحتملة ، ثم اختيار صورة لاستخدامها كغلاف لك.

6. اضغط على Q لرؤية بطاقاتك فقط

تتعثر بعض لوحات الفريق بالبطاقات. إليك نصيحة تساعدك على التركيز على البطاقات التي تهمك. اضغط على Q. اضغط عليه مرة واحدة ، وسيقوم Trello بتطبيق مرشح لإظهار البطاقات التي لديك كعضو فقط. لا يزال بإمكانك الحصول على العدد الإجمالي للبطاقات الموجودة في كل قائمة ، ولكن بطاقاتك فقط هي التي تظهر كبطاقات. اضغط على Q مرة أخرى ، وسيعود العرض إلى طبيعته.

7. سحب وإفلات عناوين المواقع

بدلاً من نسخ عنوان URL ولصقه من علامة تبويب واحدة في بطاقة Trello ، يمكنك سحبه وإفلاته هناك. قم بتمييز عنوان URL الذي تريد إضافته. اسحبه إلى علامة التبويب باستخدام لوحة Trello المفتوحة أو إلى تطبيق سطح المكتب. حرك المؤشر إلى البطاقة حيث تريد إضافة عنوان URL واتركه. (عليك الانتظار قليلاً بين كل خطوة قبل أن تظهر الرموز للإشارة إلى أن كل شيء يسير بسلاسة.)

8. تحويل رسائل البريد الإلكتروني إلى بطاقات Trello

في المرة التالية التي تفتح فيها بريدًا إلكترونيًا وتدرك أن جميع المعلومات الموجودة فيه ستخدمك بشكل أفضل كبطاقة Trello ، فكر في إعادة توجيه الرسالة إلى لوحة Trello التي تختارها. يحولها التطبيق تلقائيًا إلى بطاقة جديدة.

أنشأ Trello عنوان بريد إلكتروني فريدًا لكل لوحة. ابحث عن العنوان عن طريق فتح اللوحة ، وفتح القائمة على اليمين ، ثم اختيار المزيد> إعدادات البريد الإلكتروني إلى اللوحة. يمكنك نسخ عنوان البريد الإلكتروني وإنشاء عنوان جديد وتحديد القائمة التي تريد ظهور البطاقات الجديدة فيها. يمكنك أيضًا تحديد ما إذا كانت البطاقات الجديدة ستظهر أعلى القائمة أو أسفلها.

لتحقيق أقصى استفادة من البطاقة ، تعرف على هذه التفاصيل الخمسة:

• يصبح سطر الموضوع عنوان البطاقة.
• يصبح الجسد هو الوصف.
• تصبح المرفقات من البريد الإلكتروني مرفقات في البطاقة ، طالما أنها لا تزيد عن 10 ميجابايت (للمشتركين الذين يدفعون حدًا أكبر لجميع المرفقات الأخرى ، 250 ميجابايت)
• لإضافة تسميات ، أضف إلى سطر الموضوع # متبوعًا باسم التصنيف الدقيق ، على سبيل المثال ، #critical
• لإضافة أعضاء ، اكتب في سطر الموضوع @ متبوعًا باسم المستخدم الخاص بالشخص الذي تريد إضافته ، على سبيل المثال ،janedoe؛ أو ضع عنوان البريد الإلكتروني للعضو في الحقل "إلى" أو "نسخة إلى" قبل إعادة توجيه الرسالة.

9. اختر صورة خلفية رائعة لكل لوحة

ربما يعرف معظم مستخدمي Trello بالفعل أنه يمكنهم تخصيص صورة الخلفية أو لون لوحاتهم. يمكنك تحميل صورتك الخاصة أو اختيار لون خالص أو البحث عن صور خالية من الترخيص من Unsplash باستخدام أداة مدمجة.

السبب الرئيسي لجعل خلفيات اللوحة الخاصة بك مميزة تتعلق بالإنتاجية أكثر من الجاذبية المرئية. كلما زاد استخدامك أنت وزملائك في الفريق للوحات ، زاد ربط صورة الخلفية بكل لوحة ، سواء بوعي أو بغير وعي. إذا كانت الخلفيات مميزة ، فسيتمكن الجميع من تحديد اللوحات وتمييزها على الفور عند رؤيتها ، وهذا يعني تقليل التشويش والوصول إلى العمل بسرعة.

10. نسخ ولصق من جداول البيانات

يعرف Trello أنه عند نسخ قائمة عناصر من جدول بيانات ولصقها ، فهناك احتمال أن ترغب في تحويل كل خلية إلى بطاقة خاصة بها. هناك أيضًا فرصة لأن تظهر قائمة في بطاقة واحدة. لذلك ، يسألك التطبيق عما تريد القيام به بعد الضغط على مفتاح الإدخال. بهذه الطريقة ، يمكنك نقل كتل من الخلايا بسرعة من جدول بيانات إلى Trello مع العلم أن النتيجة ستكون ما تريده دون الكثير من الضجة والقلق.